Vanaf 1 januari 2024 wordt het communiceren met de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) via het digitale Fz-berichtenverkeer voor zorgorganisaties in de Forensische zorg verplicht. Maar u kunt – als uw software u ondersteunt – vandaag al over. We beantwoorden de vraag ‘welke stappen moet u zetten om met het berichtenverkeer te werken’ en nog negen andere vragen die u waarschijnlijk heeft.

Als u Forensische zorg levert, dan heeft u contact met het DJI, zodat cliënten geplaatst worden en bij u in zorg komen. Al het berichtenverkeer, waaronder het aanmeldingsproces, verloopt vanaf 1 januari 2024 via VECOZO. Alleen zijn nog niet alle zorgorganisaties over. Daarom beantwoorden we in deze blog de tien meest gestelde vragen over het implementeren van het digitale Fz-berichtenverkeer.

Vraag 1: waarom stapt DJI over naar het Fz-berichtenverkeer?

U vraagt zich misschien af, waarom is die verandering nu weer nodig? Er zijn drie belangrijke redenen waarom DJI deze overstap maakt:

  1. Het maakt processen simpeler en efficiënter: door alle systemen dezelfde ‘taal’ te laten spreken door gebruik te maken van de standaarden van VECOZO, wordt het uitwisselen van financiële informatie eenvoudiger én minder foutgevoelig door bijvoorbeeld foutief overtypen van informatie:
  2. Goed geregeld voor de toekomst: wet- en regelgeving verandert continu en door gegevensuitwisseling te standaardiseren, werkt iedereen altijd volgens de meest up-to-date wet- en regelgeving.
  3. Data is veilig: door data uit te wisselen via VECOZO is data veilig tijdens de uitwisseling en blijft dat ook zo omdat VECOZO altijd werkt volgens de laatste veiligheidsregels.

Vraag 2: is het werken met digitale plaatsingsberichten verplicht?

Op dit moment is het uitwisselen van digitale berichten voor Forensische zorg nog niet verplicht, maar vanaf 1 januari 2024 wel. Waarschijnlijk wordt het oude proces niet direct uitgezet en kunt u de plaatsingsverzoeken, status en bijbehorende brieven nog terugvinden in IFZO. Toch is het slim om zo snel mogelijk over te stappen, zodat u eventuele kinderziektes zo snel mogelijk tackelt.

Vraag 3: wat is de rol van VECOZO?

VECOZO functioneert als een veilig, gestandaardiseerd en efficiënt digitaal knooppunt voor berichtenverkeer. Overigens verloopt al het berichtenverkeer in de zorg via VECOZO. Als u dus zorg verleent via meerdere wetten, dan is de kans groot dat u al werkt met het berichtenverkeer. Om te werken met het digitale berichtenverkeer heeft u een VECOZO-certificaat nodig. Hoe u die regelt, leest u bij de volgende vraag.

Vraag 4: wat zijn de eerste stappen om te beginnen met het Fz-berichtenverkeer?

U zet de volgende twee stappen om te kunnen werken met het Fz-berichtenverkeer:

  1. Certificering via VECOZO regelen

U sluit een aansluitovereenkomst met VECOZO af en doet dat op basis van de Zvw/Wlz-grondslag. Vervolgens regelt u via het platform toegang tot de dienst ‘Plaatsing en uitvoering Forensische zorg’. Als laatste zorgt u dat de persoonlijke certificaten voor de medewerkers die het berichtenverkeer gaan afhandelen zijn geautoriseerd. U kunt dit allemaal regelen via het VECOZO-platform.

  1. Breng informatie van uw cliënten in kaart

Om ervoor te zorgen dat alle berichten goed worden afgehandeld moet u controleren of informatie overeenkomt. Breng daarom het volgende in kaart om te controleren:

  • Cliënt en hun SKN-nummer
  • Plaatsingsbesluitnummer
  • Looptijd van het besluit
  • De zorgtitel
  • Producten die zijn toegewezen en worden geleverd.

U heeft nu alle informatie en rechten voor een soepele overstap naar het digitale berichtenverkeer. Daarna hangt het natuurlijk af in welke oplossing u werkt hoe het berichtenverkeer daadwerkelijk gaat verlopen.

Let wel op: als u berichtenverkeer gaat gebruiken, mail dan niet meer over de start en het einde van zorg. Dat verloopt nu via het berichtenverkeer. U mailt of belt wél met DJI als u bijvoorbeeld vragen heeft of overleg nodig is.

Vraag 5: hoe verloopt het nieuwe Fz-berichtenverkeerproces?

Grofweg doorloopt het nieuwe proces de volgende stappen:

  1. Een nieuw aanmeldingsbericht komt via VECOZO binnen;
  2. U maakt de overweging of u zorg kunt bieden aan deze cliënt;
  3. U reageert op het aanmeldingsbericht;
  4. Als u de cliënt in zorg neemt, ontvangt u het plaatsingsbericht;
  5. U verstuurt een MAZ-bericht binnen 10 dagen na het eerste zorgmoment;
  6. Als de cliënt uit zorg gaat, verstuurt u een MEZ-bericht.

Vraag 6: wat als er een fout optreedt?

Er kunnen op verschillende momenten fouten optreden, bijvoorbeeld bij de overgang. Controleer of uw VECOZO-certificaat de juiste autorisaties afgeeft om het digitale berichtenverkeer te kunnen versturen en ontvangen. Controleer bij het versturen van de eerste berichten of de gegevens van uw cliënten overeenkomen met de gegevens die u bij de voorbereiding heeft genoteerd. Is dat niet het geval? Neem dan contact op met het DJI.

Als u tegen afkeur van berichten aanloopt als u al volledig bent overgestapt, zorg dan dat alle informatie correct is en u op tijd gereageerd heeft bij de aanmelding van nieuwe cliënten.

Vraag 7: komt de indicatie-informatie ook in de standaard?

Momenteel wordt indicatie-informatie nog niet meegenomen in het berichtenverkeer. Voor inhoudelijke informatie moet u dus nog inloggen in IFZO. Op het moment dat u een cliënt in zorg neemt, verschijnt de inhoudelijke informatie wel in uw ECD.

Vraag 8: is het gebruik van Fz-berichtenverkeer veilig?

Data die verstuurd worden via VECOZO zijn juist veiliger dan de ouderwetse manier die vooral via mail en post verliep. Door de encryptie- en authenticatiemethoden van de VECOZO-certificaten zijn de gegevens extra beveiligd. Ook als u gegevens laadt in een systeem van derden, zoals Care2Declare, is veilige overdracht altijd gewaarborgd.

Vraag 9: wordt het FZ-berichtenverkeer ondersteund door Care2Declare?

Ja, Care Expert heeft haar declaratieplatform Care2Declare volledig gereed gemaakt voor digitaal Fz-berichtenverkeer. Vanaf het begin van de zomer in 2023 zijn enkele Fz-klanten al over, waarbij de eerste kinderziektes eruit zijn gehaald. Uiteraard zonder dat onze klanten daarvan last hebben gehad. Overigens ondersteunen we zowel toewijzingen (FZ821), aanvang-zorg- (FZ823) als einde-zorg-berichten (FZ825).

Vraag 10: hoe kan Care Expert helpen?

Uiteraard kan Care Expert helpen. Enerzijds door de software te bieden die het berichtenverkeer nu al ondersteunt. Anderzijds met onze managed services, waarbij u alleen het VECOZO-certificaat regelt – wij doen de rest, honderd procent op tijd en correct. Tot die tijd komen we graag langs om u te helpen met:

  • Inzicht en grip op het nieuwe proces;
  • Een inventarisatie van aanmeldings- en plaatsingsbesluiten;
  • Controle van de instellingen in Care2Declare en VECOZO;
  • Oplossen van foutieve berichten en cliëntgegevens.

Moet u nog voorbereidingen treffen voor de overstap naar de iFz? We raden u aan om niet te lang te wachten. 1 januari 2024 lijkt nog heel ver weg, maar voor u het weet, bent u eigenlijk al te laat. Voorkom overhaastig werk en ga vandaag nog aan de slag.