In onze vorige blog vertelden we u over de vijf redenen per wet waarom zorgdeclaraties worden afgekeurd. Als u deze redenen bekijkt, dan ziet u dat het vooral te maken heeft met het ontbreken van de juiste informatie. Of uw zorgverleners registreren niet de juiste informatie, of er zit een mismatch tussen de geleverde zorg en afspraken met uw financiers, of de indicatie is nog niet gestart of inmiddels afgelopen.

Daarom geven we drie tips om de informatievoorziening vanuit de organisatie richting uw financiers te ondersteunen:

1. Zorg voor goede afstemming tussen zorgprofessionals en administratie

Zorgverleners willen weten vanaf wanneer zorg geleverd mag worden. Als ze al zorg leveren, willen ze weten hoeveel zorg ze nog mogen leveren. Die informatie is bekend bij de zorgadministratie die de zorgtoewijzing verwerkt, de Melding Aanvang Zorg (MAZ) indient en goedkeuring binnenkrijgt. Om problemen met zorgdeclaratie te voorkomen, zouden administrateurs daarom nauw contact moeten onderhouden met zorgprofessionals en vice versa.

Het ontbreken van een MAZ is één van de belangrijkste redenen van afkeur bij financiers. Overtuig daarom uw zorgverleners van het belang dat ze niet voor de aanvangsdatum zorg leveren. Vertel ze ook dat ze bij u mogen aankloppen als ze informatie nodig hebben over hoeveel zorg ze nog mogen leveren en wanneer een nieuwe indicatie gesteld moet worden. Alleen met de juiste relatie met uw zorgverleners brengt u de juiste informatie binnen.

2. Zorg dat zorgverleners niet nog meer worden belast met administratiedruk

Zorgverleners houden zich het liefst bezig met het leveren van zorg. Om de juiste informatie uit uw organisatie te halen, is het daarom belangrijk dat u zich bewust bent dat meer informatie niet beter is. Betere informatie is beter. Wees dus selectief in wat u uitvraagt aan uw zorgprofessionals. Op de eerste plaats staat informatie om uw cliënten zo goed mogelijk te ondersteunen, op de tweede plaats staan aanvullende gegevens voor de zorgdeclaratie.

3. Kies het juiste ECD dat aansluit op uw zorgdeclaratiesoftware

De voorgaande punten worden ondersteund met het juiste Elektronisch CliëntenDossier (ECD). Zorg ervoor dat u uw ECD zo inricht dat uw zorgprofessionals eenvoudig en intuïtief door het zorgproces kunnen lopen en aan het bed of de keukentafel de juiste informatie kunnen ophalen of invoeren. Natuurlijk maakt u allereerst de informatie inzichtelijk om de juiste zorg te kunnen leveren, maar denk ook aan aanvangsdatum en beschikbare zorguren.

Zorgdeclaraties worden soms afgekeurd vanwege menselijke fouten, bijvoorbeeld omdat registratie niet overeenkomt met declaratie-eenheden. Als declaraties moeten worden ingediend per vijf minuten, maar zorgverleners leveren per minuut, dan is het makkelijk om bij omrekenen fouten te maken. Daarom is een zorgdeclaratieoplossing die de taal van de zorgprofessional uit het ECD automatisch omzet in de taal van de financiers, onmisbaar.

Daarom heeft Care Expert gekozen om zelf een expertoplossing te ontwikkelen, die aansluit op verschillende ECD’s, genaamd Care2Declare. De oplossing vertaalt niet alleen geregistreerde informatie automatisch naar declaratie-eenheden, maar wordt continu bijgewerkt op basis van wijzigingen in wet- en regelgeving. Zo wordt de afkeur van zorgdeclaraties geminimaliseerd en realiseert u een financieel gezonde organisatie.  

BONUSTIP 1: zorg dat je als zorgcontroller een goede band onderhoudt met uw financier

Het gaat natuurlijk weleens mis: bijvoorbeeld omdat de zorgverlener na het verloop van de indicatie toch zorg levert. Of omdat de juiste informatie niet op tijd werd ingediend. Onderhoud daarom een goede relatie met uw financier. Vaak is het nog mogelijk om geleverde zorg met terugwerkende kracht te declareren, maar dan is het van belang dat u weet wie u moet bellen en snel de juiste informatie boven water krijgt.

BONUSTIP 2: zorg voor goede rapportages om proactief te kunnen sturen

Wilt u weten waarom zorgdeclaraties worden afgekeurd, welke informatie structureel mist en welke verbeteringen kunnen worden geconstateerd? Stel dan een rapportage in, waarmee u inzicht krijgt in de trends. Zo weet u precies waarom het misgaat en welke verbeterpunten u vandaag nog kan doorvoeren. Zo realiseert u niet alleen vandaag een financieel gezond plaatje, maar waarborgt u die ook voor de toekomst.

Webinar: hoe los ik de redenen van afkeur van mijn zorgdeclaraties op?

Wilt u meer weten over de redenen van afkeur voor de wetten Wlz, Zwv, Wmo & Jw en Fz? En wat u kunt verbeteren om zorgdeclaraties correct en op tijd in te kunnen dienen? Volg ons webinar op 14 mei 2020. We geven u inzicht in de belangrijkste redenen en geven u genoeg tijd om uw vragen aan onze experts te stellen.

‍