Sinds 1 april zijn de wijzigingen voor de Wmo en Jw doorgevoerd. Zoals we vorig jaar al schreven, stonden weinig aanpassingen op de agenda. Zo mag u geen nieuwe toewijzing meer aanmaken als de bestaande toewijzing kan en mag worden verlengd. Ook kunt u nu een definitieve stop doorgeven na het aangeven van een tijdelijke stop. De datum van de definitieve stop kan dan gelijk of later zijn dan de tijdelijk stop.

Deeldeclareren vanaf 1 mei 2023

Maar naast de landelijke wijzigingen die met succes zijn doorgevoerd, heeft gemeente Rotterdam sinds 1 mei 2023 een wijziging doorgevoerd die meer impact heeft. Het gaat om deeldeclareren, waaraan de gemeente de afgelopen jaren werkte. Uit het programma ‘Zorg goed geregeld’ en vanuit de Externe Adviesgroep Wmo blijkt namelijk dat zorgorganisaties de herindicatie en wijzigingen als administratief belastend ervaren.

Deeldeclareren moet het antwoord zijn op deze administratieve belasting. Maar de nieuwe declareren moet ook tegemoetkomen aan de tijd die het herindicatieproces normaliter in beslag neemt (namelijk 8 weken). Met deeldeclareren kunt u uw indicatie namelijk zelf binnen het budget op- en afschalen. Het gaat dan om wijzigingen die tijdelijk, maar langer dan een maand beslaan.

Care Expert ondersteunt het nieuwe deeldeclareren

‘Wij ondersteunen deeldeclareren met Care2Declare, ons declaratieplatform. In onze kennisbank kunnen klanten die alleen onze basisdienstverlening afnemen, lezen hoe ze zelf kunnen deeldeclareren. Voor onze fullserviceklanten voeren wij het natuurlijk uit. Daarmee kunnen we garanderen dat zorg correct en op tijd gedeclareerd wordt’, vertelt Derwin Kiers, Business Owner bij Care Expert.

Het is volgens Kiers alleen de vraag of deeldeclareren echt de toegevoegde waarde gaat bieden waarop de gemeente hoopt. ‘Zo ondersteunen veel ECD’s deeldeclareren (nog) niet en als ze al via ons platform zorg declareren, moet zo’n wijziging alsnog handmatig worden aangepast. Al kan het op termijn makkelijker, dan nog blijft het noodzakelijk om een document te maken waarin je je wijzigingen bijhoudt.’

De gevolgen van deeldeclareren voor de accountant

Dat document plaats je in het ECD of in Care2Declare bij het dossier, zodat de accountant achteraf kan controleren of de af- en opschaling correct is verlopen. Een accountant mag namelijk niet inhoudelijk in een zorgdossier kijken. Dat levert dus extra werk op, niet minder. ‘De vraag is dus of zorgorganisaties wel gebruik gaan maken van deeldeclareren. Enerzijds omdat hun software hen niet ondersteunt en anderzijds omdat het gewoonweg meer werk oplevert.’

Als u toch besluit om te deeldeclareren bij de gemeente Rotterdam, denkt u dan aan deze vijf stappen:

1. Ondersteuning door software

De belangrijkste voorwaarde om te kunnen deeldeclareren is de ondersteuning van uw software. Ga met uw softwareleverancier om tafel hoe u toch kunt deeldeclareren als het niet standaard wordt aangeboden.

2. Bepaal met welke intensiteitstreden de zorg naar beneden of omhooggaat

Als u minder zorg biedt dan in het Wmo-arrangement is afgesproken, dan bepaalt u zelf welke intensiteitstrede past bij de geboden zorg. Dat geldt natuurlijk ook als u weer meer zorg gaat leveren: u bepaalt zelf wanneer en tot welke intensiteitstrede u declareert met uiteraard het afgesproken indicatiebudget als het maximum. Er is een rekentool aanwezig, ontwikkeld door de gemeente Rotterdam. Neem daarvoor contact op met de gemeente;

3. Een document voor de accountant

Omdat uw accountant niet in de individuele zorgdossiers mag kijken, is het slim om elke keer als u een ander budget dan het afgesproken indicatiebudget declareert een notitie te maken. Alleen dan kan uw accountant namelijk bepalen of de wijzigingen terecht zijn doorgevoerd. U maakt die notitie in een apart document dat u bij de cliënt plaatst, maar niet in het dossier;

4. Herinrichting processen in uw administratie

Denkt u vooral na over de extra handelingen die u moet uitvoeren om deeldeclareren mogelijk te maken en zorg dat dit geborgd wordt in een proces. Door de stappen helder te definiëren weet u zeker dat u niets vergeet;

5. Blijf op de hoogte van de wijzigingen in deeldeclareren

Omdat niet alle ketenpartners even tevreden zijn met de ontwikkelingen rondom deeldeclareren, verwachten we dat het laatste woord hierover nog niet is gesproken. Blijf daarom op de hoogte van de ontwikkelingen. Zeker omdat de gemeente Rotterdam werkt aan productcodes die deeldeclareren eenvoudiger maakt, al worden de codes niet vóór 1 januari 2024 verwacht.

Wilt u deeldeclareren maar wordt u niet ondersteund door uw softwareleverancier? Neem contact op. We bespreken graag met u hoe we u kunnen helpen.

‍