U denkt als administrateur van uw zorgorganisatie dat u op tijd en correct uw declaraties heeft verstuurd. Maar toch krijgt u declaraties terug omdat informatie niet klopt of zelfs ontbreekt. Waardoor u de organisatie weer in moet om de juiste gegevens boven tafel te krijgen. Dat kost tijd, net alsof u niet meer werk heeft liggen. En het heeft helaas ook een negatieve impact op de liquiditeit van de organisatie.

Welke fouten vooral gemaakt worden door zorgorganisaties? Dat leest u hieronder. Zo kunt u alvast checken of deze informatie bij uw volgende declaraties klopt. Ook geven we u tips wat u kunt doen om de declaraties alsnog vergoed te krijgen. Komt u er niet uit? Neem dan contact op met uw financier. Zij kunnen vaak goed uitleggen waarom een declaratie is afgekeurd én wat u kunt doen.

Wlz-declaraties: tarief ontbreekt of prestatie mag niet verricht worden

1. 20% van de afgekeurde declaraties wordt afgekeurd vanwege het ontbreken van het prestatietarief of omdat het tarief niet in overeenstemming is met landelijke of contractafspraken. Controleer welke afspraken u heeft gemaakt met uw zorgkantoor en check of die overeenkomen met de tarieven die u hanteert bij uw declaraties.
2. 17% van de afgekeurde Wlz-declaraties wordt afgekeurd omdat de prestatie niet geleverd mag worden door de behandelaar of uitvoerder volgens de contractvoorwaarden van de zorgverzekeraar. Neem contact met de zorginkoper van het zorgkantoor om hierover goede afspraken te maken.
3. 16% van de afgekeurde declaraties wordt afgekeurd omdat de prestatie niet voldoet in combinatie met eerdere prestaties. Dat kan voorkomen als een patiënt op dezelfde datum behandeld is door een andere zorgverlener. Neem daarvoor contact op met het zorgkantoor of de andere partij om hierover afspraken te maken.
4. 10% van de afgekeurde declaraties wordt afgekeurd omdat deze prestatie niet voldoet in combinatie met een eerdere prestatie door u uitgevoerd. Zit er overlap in de verschillende typen zorg die u verleent? Dan kan dat problemen opleveren, neem daarvoor contact op met uw financier.
5. 6% van de afgekeurde Wlz-declaraties wordt afgekeurd omdat de gedeclareerde prestatie anders is dan de afgegeven machtiging. Klopt de machtiging met de geleverde zorg? Of heeft u zorg niet correct omschreven? Pak uw machtiging erbij en controleer het.

Zvw – verzekerde is niet verzekerd

1. 22% wordt afgekeurd omdat het record niet beoordeeld is. Of in gewone mensentaal: de verzekerde was niet verzekerd op het moment van de behandeling. Controleer eerst of u de juiste datum heeft ingevuld. Is dat het geval? Neem contact op met de cliënt om er zeker van te zijn dat hij of zij verzekerd was tijdens de behandeling.
2. 21% wordt afgekeurd omdat het tarief van de prestatie ontbreekt of niet overeenkomt met de afspraken. Check de afspraken die u heeft gemaakt of voor u gelden vanuit de landelijke norm en of die overeenkomen met de gegevens in de declaratie.
3. 13% wordt afgekeurd omdat prestaties niet (volledig) declarabel zijn volgens de verzekeringsvoorwaarden. Neem contact op met de verzekeraar voor meer informatie.
4. 12% wordt afgekeurd omdat de prestatie is afgewezen. Neem ook hiervoor contact op met de verzekeraar.
5. 7% wordt afgekeurd omdat het geen Zvw-zorg betreft. De cliënt heeft bijvoorbeeld al een Wlz-indicatie. Zo niet? Neem contact op met de verzekeraar.

Fz – geen contract met de Dienst Justitiële Inrichtingen

1. 46% van de afgekeurde Fz-declaraties wordt afgekeurd omdat er geen contract is met de aangeduide declarant voor de opgegeven prestaties. Met andere woorden: u heeft (nog) geen contract voor deze cliënt. Neem daarom contact op met de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI).
2. 27% wordt afgekeurd omdat er geen (correcte) melding aanvang zorg (MAZ) aanwezig is. U heeft misschien al zorg geleverd voordat de cliënt officieel in zorg mocht worden genomen. Neem dan contact op met justitie.
3. 11% wordt afgekeurd omdat het prestatietarief ontbreekt of niet in overeenstemming is met de afspraken. Zorg ervoor dat het prestatietarief is ingevuld én doe een extra controle met uw contract of de landelijke afspraken om ervoor te zorgen dat het tarief ook klopt.
4. 6% wordt afgekeurd omdat er geen machtiging is afgegeven. Met andere woorden: de gedeclareerde zorg past niet bij de geïndiceerde zorgvraag. Neem daarvoor contact op met de financier.
5. 4% wordt afgekeurd omdat de prestatie niet hoort bij deze verzekerde. Neem contact op met de DJI voor meer informatie.

Hoe voorkomt u dat uw Fz, Zvw, Wlz-declaraties worden afgekeurd? En zorgt u dat u op tijd de juiste informatie uit de organisatie haalt? Wij helpen u om uw processen efficiënter in te richten en de processen te beleggen in Care2Declare, zodat u zeker weet dat u op tijd en correct uw declaraties kunt versturen. Maar we kunnen ook het volledige zorgdeclaratieproces overnemen, zodat u zeker weet dat u geen omzet misloopt. Neem contact op met ons om de mogelijkheden te bespreken.

‍