Als u als zorgorganisatie zorgt voor een tijdige en correcte jaarafsluiting, dan zorgt u voor rust in 2024. U kunt zich namelijk focussen op de uitdagingen die het nieuwe jaar met zich meebrengt en 2023 met een gerust hart achter u laten. In deze blog leest u welke stappen u doorloopt om een goede jaarafsluiting te garanderen en om zorg die u nog niet heeft gedeclareerd, alsnog in te dienen.

Wist u dat een goede jaarafsluiting potentieel duizenden euro’s oplevert? Elk jaar bent u verplicht om aan de financier en accountant aan te tonen dat de door u geleverde zorg ook is zoals u met de financier heeft afgesproken. Oftewel: heeft u de juiste zorg in de beschikbare uren geleverd, en heeft u deze uren tegen het juiste tarief en binnen de passende wet gedeclareerd?

Zorg indienen die nog niet gedeclareerd is

In het bewijzen van de rechtmatigheid van de zorg komt u wellicht ook geleverde zorg tegen die u nog niet gedeclareerd heeft. U heeft in het nieuwe jaar voor veel zorgtrajecten gelukkig nog eventjes de kans om die zorg alsnog in te dienen. Daarom is de jaarafsluiting ook een kans om financieel gezonder te worden. En de inzichten die u nu opdoet, kunt u gebruiken om uw zorgdeclaratie in het komende jaar nog beter te regelen.

Rapportage en analyse

Om de financier en accountant te informeren over de rechtmatigheid van de zorg, werkt u met korte en overzichtelijke managementrapportages. Daarin staat de geregistreerde versus gedeclareerde zorg. Ook voegt u de verantwoording per financieringsvorm, tarieven en budgetten toe. Wilt u helemaal goed beslagen ten ijs komen? Doe dan ook een budgetanalyse om te laten zien dat u de juiste hoeveelheid zorg per contract over een bepaalde periode heeft geleverd.

Dit zijn de drie stappen voor de jaarafsluiting

U doorloopt de volgende drie stappen om de jaarafsluiting tot een goed einde te brengen:

1. Heeft u zorg juist geleverd?

De eerste stap is het bepalen of u de zorg die u in 2023 heeft geleverd, ook volgens afspraak heeft geleverd. Pak uw tariefafspraken, termijn en voorwaarden erbij en vergelijk die met de geleverde zorg. Als u afwijkingen opmerkt: kunt u die verklaren of verantwoorden? Zo niet: onderzoek wat er is gebeurd en verklaar dat.

Maak een rapportage, inclusief verklaringen, zodat dit ook door de financier of accountant gecontroleerd kan worden.

2. Heeft u zorg juist gedeclareerd?

U toont niet alleen aan dat zorg juist is geleverd, maar ook dat u die juist heeft gedeclareerd. Dat doet u op een aantal niveaus, namelijk:

  • U bekijkt de geleverde zorg en of die zorg is gedeclareerd. Zit daar een verschil tussen? Bekijk of u de declaratie alsnog kunt indienen.
  • Bepaal of alle declaraties juist zijn gedeclareerd of zijn afgekeurd? Welke afgekeurde declaraties kunnen nog hersteld worden?
  • Bepaal in deze stap ook of declaraties daadwerkelijk zijn uitbetaald, want ook dat gaat helaas niet altijd goed.
  • Heeft u te veel zorg gedeclareerd? Kunt u dit verklaren en verantwoorden? Zo niet: onderzoek dit en verklaar het.

Maak een rapportage, inclusief verklaringen, zodat dit ook door de financier of accountant gecontroleerd kan worden.

3. Herstel afgekeurde declaraties

Declareer de zorg die u nog kunt declareren. Houd rekening met deze termijnen:

  • Wlz: u moet de declaraties uiterlijk op de zeventiende werkdag na afloop van de declaratieperiode indienen. Correcties die betrekking hebben op het voorgaande kalenderjaar dienen voor de door het zorgkantoor aangegeven datum ontvangen te zijn door het zorgkantoor. Controleer bij uw zorgkantoor wanneer dit is!
  • Wmo en Jeugdwet: de uiterlijke datum waarop u declaraties en correcties kunt indienen verschilt per gemeente. Neem contact op met uw gemeente, zij kunnen u informeren over de uiterlijke declaratiedata.
  • Zvw: neem contact op met uw zorgverzekeraar, want de termijn waarop u declaraties en correcties daarop kunt indienen verschilt per verzekeraar.
  • Zorgprestatiemodel: binnen het zorgprestatiemodel kan nog niet alles gedeclareerd worden. Spreek met uw financier af welke termijnen gelden, zowel voor u als voor uw financier. Houd voor uzelf helder welke zorg u in 2023 heeft geleverd, welke zorg gedeclareerd kan worden en welke gedeclareerde zorg nog openstaat. Neem contact op met uw financier om hier concrete afspraken over te maken.

U staat er niet alleen voor

Komt u er niet uit? Of heeft u niet de capaciteit om het jaar op tijd af te sluiten? Neem contact op. Wij helpen u met de afsluiting, afgekeurde of vergeten declaraties en de voorbereiding op de accountantscontrole.