Hoewel elke dag een moment tot bezinning en verbetering kan zijn, is de start van het nieuwe jaar een goed moment om uw zorgorganisatie eens onder de loep te nemen. Wat kunt u doen om uw financiële situatie te verbeteren en de administratielast voor uw medewerkers te verminderen? Wij helpen u alvast op weg met een aanzet tot goede voornemens voor uw zorgdeclaratie. Leest u mee?  

In de aanloop tot 2023 hadden we het gevoel dat dit afgelopen jaar weinig spannends zou brengen. De veranderingen die op de agenda stonden, waren overzichtelijk en uitvoerbaar. Toch werd 2023 in vele opzichten een ander jaar. Zo stond het jaar voor Fz-organisaties in het teken van de overstap naar digitaal berichtenverkeer, werd deeldeclareren geïntroduceerd in Gemeente Rotterdam en werden de veranderingen in de wijkverpleging aangekondigd.

De grootste verandering?

Het moment waarop we ons niet konden voorbereiden was de val van het kabinet op 7 juli 2023 en de nieuwe verkiezingen die in november volgden. Vrijwel alle politieke partijen bogen zich in hun campagne over het wantrouwen tussen financiers en zorgorganisaties dat volgens hen de zorg regeert. Uiteindelijk groeide de PVV uit tot de grootste partij, al is een nieuwe regering eind 2023 nog niet geformeerd.

Ook het regeerakkoord waarbinnen de regering aan de slag gaat, is nog niet helder. Daar hoeft u gelukkig niet op te wachten om uw zorgorganisatie financieel gezonder te maken en de administratiedruk voor uw medewerkers te verlagen. Met de volgende goede voornemens voor uw zorgdeclaratie kunt u vandaag al aan de slag:

1. Plan uw vaste ontwikkelmomenten in

Hoewel u nog niet alles kunt inplannen omdat de wet- en regelgeving continu groeit en verandert, zijn er bepaalde momenten die u wel alvast vooruit kunt plannen, namelijk: de jaarovergang en de jaarafsluiting. Plan de jaarovergang van 2023 naar 2024 alvast aan het begin van het komende najaar in. Dan gaat u zeker op tijd aan de slag met veranderingen voor uw sector en de bijbehorende wet- en regelgeving.

De jaarafsluiting van 2023 is aan het begin 2024 nog in volle gang, of staat op korte termijn voor uw organisatie ingepland. Maar prik nu ook alvast een moment voor volgend jaar. Dan weet u zeker dat u op tijd bent om geleverde zorg die nog niet gedeclareerd is, alsnog in te dienen. Of afgekeurde declaraties te verbeteren en opnieuw in te dienen. En heeft u al gecontroleerd of de declaraties zijn uitbetaald? U voorkomt daarmee dat u met achterstand het jaar begint.

2. Bereid u goed voor

Veranderingen gaan overigens niet alleen aan het begin of eind van het jaar in. Gedurende het jaar worden nieuwe veranderingen aangekondigd en vaak kunt u al overstappen voordat een wijziging verplicht wordt. Dat is handig omdat u dan voorkomt dat u tegen bugs of fouten aanloopt op het moment dat u geen alternatief meer heeft. Neem bijvoorbeeld de overstap naar het Fz-berichtenverkeer: dat werd 1 januari 2024 verplicht, maar u kon gedurende het jaar al overstappen.

Een grote verandering die komend jaar op handen is, is de registratie van cliëntprofielen in de wijkverpleging. Vanaf nu kunt u al experimenteren met de cliëntprofielen. Deze nieuwe vorm moet richting geven aan declaratie op basis van zorgzwaarte en kwaliteit, met andere woorden meer op inhoud dan op kwantiteit zoals het aantal uren dat zorg is geleverd. In 2024 vindt de proef plaats en in 2025 wordt het werken met cliëntprofielen verplicht.

U denkt misschien, het zal mijn tijd wel duren. En hoewel de bekostiging per 2025 nog niet verandert (het experiment loopt tot 2029), wordt u vanaf 1 januari 2025 wel verplicht om met de profielen te werken. Gaat u nu al aan de slag met de cliëntprofielen, dan heeft u nog een heel jaar om alle kinderziektes op te lossen. Ook weet u zeker of uw softwareleverancier u kan ondersteunen, of dat u een andere oplossing moet zoeken.

3. Wees kritisch op uw processen

Overigens, om te voorkomen dat veranderingen per definitie meer werk met zich meebrengen, blijft u kritisch op uw processen. Neem het Fz-berichtenverkeer. Tot 1 januari 2024 werden nog PDF’s per e-mail verstuurd om cliënten aan te melden en reageerde u daar ook op via e-mail. Nu verloopt het via digitaal berichtenverkeer in uw declaratieoplossing. Dat vergt een ander proces en verandering blijkt weerbarstig in de praktijk.

Hoe verloopt het proces nu? Hoe is het berichtenverkeer geïntegreerd met uw ECD, EPD of declaratieoplossing? Waar loopt het nog niet hoe het zou moeten lopen? Dat zijn vragen om scherp op te zijn, zodat u zeker weet dat u niets vergeet en op tijd reageert op de plaatsingen. Maar ook: als een nieuwe medewerker aan de slag gaat bij u, weet u dan zeker dat alle stappen helder zijn en alle processen zo efficiënt mogelijk verlopen?

Welk goed voornemen pakt u op?

Plan, bereid u goed voor en wees kritisch op uw processen om ervoor te zorgen dat de veranderingen ook daadwerkelijk verbeteringen zijn. U moet natuurlijk mee met de voorgeschreven veranderingen. Maar alleen als u deze omarmt en kijkt hoe uw organisatie kan doorgroeien, wordt de andere werkwijze écht een verbetering voor uw zorgorganisatie. Dus: welk goed voornemen pakt u op?

Wilt u hulp bij het overstappen naar een nieuwe wetgeving of veranderd declaratieproces? Neem contact op met ons om te ontdekken hoe wij u kunnen ondersteunen. We helpen u graag.