In onze vorige blog schreven wij over de drie stappen die wij zetten om zorgdeclaratieprocessen te vereenvoudigen: documenteren, automatiseren en optimaliseren. Door de technologie kunnen de zorgdeclaratieprocessen ondersteund en geautomatiseerd worden, maar daarbij wilden we niet afhankelijk zijn van een andere softwareleverancier. Daarom ontwikkelden we Care2Declare.

Care2Declare gebruiken we niet alleen zelf, maar bieden we ook aan klanten aan via ECD-partners, zoals MyNeva, Mextra en JouwOmgeving (en meer, zie hier). Zo maken we het voor zorginstellingen die zorgdeclaratie liever zelf afhandelen en daarvoor experts in dienst hebben, eenvoudig om deze processen uit te voeren. Er is echter een groot voordeel van je eigen software gebruiken: je weet direct waar het beter kan.

Software laten aansluiten op processen

Wat we direct op ons wensenlijstje hadden staan, is het laten aansluiten van de software op onze processen en niet andersom. Dat klinkt logisch, maar vaak worden processen ingericht naar gelang de mogelijkheden van de software. Wij gebruiken onze best practices om Care2Declare in te richten, maar sommige klanten volgen liever hun eigen processen en dat is helemaal oké. De software dient ter ondersteuning en speelt geen hoofdrol.

Om software ondersteunend te laten zijn, brengen we met de klant de huidige processen in kaart: vanaf cliëntadministratie en berichtenverkeer tot het opstellen van een managementrapportage. We noteren wie welke informatie nodig heeft binnen zijn of haar stap van het proces en welke stappen daarop volgen. Op basis daarvan richten we de oplossing eenmalig in, zodat de stappen ook daadwerkelijk goed zijn belegd in de oplossing.

Software begrijpelijk maken voor iedereen

Automatiseren heeft pas zin als het werk voor iederéén eenvoudiger wordt. Ook dat lijkt een inkopper, maar we hebben allemaal weleens een applicatie meegemaakt waarbij het ene pop-upscherm na het andere verscheen zonder dat precies duidelijk was welke informatie ingevuld moest worden. Daarom werken wij met wizards, waarmee gebruikers de processen waarvoor zij verantwoordelijk zijn stap-voor-stap kunnen doorlopen.

Eén gebruikservaring voor alle financieringsvormen

Zorgdeclaratieprocessen verschillen per financier, maar één van onze eisen aan Care2Declare was het creëren van één uniform proces. Hoewel de output dus anders is per financier, zijn de processen gelijk. En als financiers met andere eenheden werken dan waarin uw organisatie registreert, dan kunt u werken met de automatische rekenmodule, waarmee in Care2Declare de juiste declaratie-eenheid kan worden berekend. Dat maakt het proces wel zo efficiënt.

Controles achteraf eenvoudig maken

Naast de processen voor dagelijkse gebruikers van Care2Declare wilden we eveneens het controleren van processen en declaraties eenvoudiger maken. Daarom wordt in Care2declare alle acties gelogd. Zo is altijd herleidbaar wie wat heeft gedaan. Ook wordt vóór ieder declaratiemoment een snapshot gemaakt van de productiestatus. Dat maakt het eenvoudig voor een accountant om controles uit te voeren.

Geen data-uitwisseling buiten de software

Data horen volgens ons niet buiten Care2Declare of uw ECD. Dat betekent dat onze klanten mutaties niet mailen, maar die direct in Care2Declare zetten. Als data binnen de applicaties blijven, zijn ze veilig. Ook gebruiken we voor het overzetten van gegevens uit een ECD naar Care2Declare of andersom geen bewerkelijke maatwerkkoppelingen, maar onze standaard Care2Connect API, waarmee het proces wordt gevolgd en behapbaar blijft.

Het eenvoudiger maken van processen zit zoals gezegd in de kern van onze organisatie en daarmee ook in onze declaratieoplossing Care2Declare. Het kan alleen altijd eenvoudiger, er kunnen altijd meer processen (of onderdelen daarvan) vereenvoudigd worden. Daarom worden elke drie weken verbeteringen doorgevoerd en vinden grote releases elk kwartaal plaats. Zo maken we het makkelijker, voor onszelf én onze klanten.