U wilt uw liquiditeit gezond houden en geen omzet mislopen. Daarom bieden wij de belofte: honderd procent correcte en op tijd ingediende declaraties. En dat is natuurlijk mooi, maar hoe maken we deze belofte waard? Het begint met onze focus. Zorgdeclaratie is een complex en continu veranderend vakgebied met een enorme impact op de liquiditeit van een zorgorganisatie. Die honderd procent focus is dus nodig om het goed te kunnen doen.

Volledige focus op zorgdeclaratie

Onze zorgadministrateurs hebben dan ook hun volle focus op onze kerntaak: het ontzorgen van klanten op zorgdeclaratie. Ze beperken zich tot dit gedeelte van de zorgadministratie en dat is geen zwaktebod, in tegendeel. Ze doen geen randzaken die hen afleiden en die focus houden ze dag in, dag uit. Ze krijgen voldoening uit het vak en ontwikkelen zich elke dag om hun klanten nog beter te kunnen bedienen.

Niet alleen de visie is belangrijk: ook willen we concreet geen stap missen. Daarom hebben we onze beloften vastgelegd in onze Service Level Agreements (SLA’s) die voor aanvang worden voorgelegd aan onze klanten. Onderdeel daarvan is de dienstbeschrijving: een stappenplan dat we elke jaar tegen het licht houden om aan te scherpen en aan te passen op wetswijzigingen. Ook staat erin wie wanneer waarvoor verantwoordelijk is.

Door deze stappen helder te hebben, missen onze specialisten niets. Elke dag kijken we naar het berichtenverkeer, indicaties en mutaties, maar ook bijvoorbeeld het notitieverkeer op VECOZO bekijken we voor het geval een collega-aanbieder iemand wil overplaatsen. Ook hebben we regelmatig contact met de klant, maar ook dat is helder in het stappenplan weergegeven. Voor drie van de twintig stappen hebben we input van de klant nodig.

De betrokkenheid van onze klanten bij het proces

Hoewel onze klanten slechts bij drie stappen betrokken zijn, zijn die contactmomenten cruciaal om onze belofte te kunnen behalen. Zij leveren namelijk de informatie die we nodig hebben om onze declaraties correct te versturen en ze controleren onze werkzaamheden. Ook dienen de stappen natuurlijk op tijd te worden uitgevoerd als we de declaraties voor de deadlines willen versturen.

Betrokkenheid vanuit de klant is een voorwaarde om onze belofte te behalen. Daarom evalueren we ieder kwartaal onze samenwerking en bespreken we de KPI’s. Ook weten onze klanten precies wat van ze verwacht wordt en hebben ze continu zicht op waar wij staan in het proces door onze zorgdeclaratieoplossing Care2Declare. Via dit systeem geven ze eveneens mutaties door én controleren ze de zorgdeclaratie. Dat maakt hun rol veel eenvoudiger.

Ondanks dat de zorgdeclaraties die wij insturen voor 98 tot 99 procent de eerste keer goed zijn, gaat het natuurlijk weleens mis en worden zorgdeclaraties afgekeurd. Die lossen wij op, eventueel in samenwerking met de klant als informatie uit de organisatie ontbreekt. Als zorg ten onrechte is verleend, is declaratie soms lastig, maar we zoeken altijd samen met de klant naar een andere vorm van financiering. Afgezien van die processen zorgen we dat de 100 procent binnen het kwartaal gehaald wordt.

Interne processen om zorgdeclaratie naar een hoger niveau te tillen

Naast het stappenplan om zorgdeclaraties op tijd en correct te versturen, dragen nog twee andere interne processen bij aan het vervullen van onze belofte. Ten eerste: de controle. We gaven al aan dat klanten onze declaraties controleren. Dat is een vierogenprincipe die minimaal nodig is om zorg goed te verantwoorden. Maar wij hanteren een zesogenprincipe: naast de klant controleert ook één van de collega’s het werk.

Ten tweede: onze zorgadministrateurs blijven continu op de hoogte van de wetswijzigingen. We hebben altijd de vinger aan de pols omdat wijzigingen op tijd doorgevoerd moeten worden in Care2Declare. Dat heeft als extra voordeel dat onze zorgadministrateurs onze klanten al vroeg kunnen waarschuwen voor eventuele veranderingen. Dat is gunstig als bijvoorbeeld andere informatie uit de organisatie gehaald moet worden.

Zo realiseren wij onze belofte van honderd procent correcte en op tijd ingediende declaraties. Dat betekent dat declaratieprocessen goed verlopen, u de geleverde zorg op tijd vergoed krijgt én dat u voldoet aan de eisen van uw financiers. Uiteindelijk draagt alles bij aan uw liquiditeit, zodat u investeringen voor de lange termijn geborgd heeft. Wilt u zeker weten dat uw zorgdeclaratie goed verloopt? Houd uw focus op kerntaak en laat zorgdeclaratie aan ons over.

We bespreken graag uw uitdagingen op het gebied van zorgdeclaratie met u! Neem contact op.