Uw zorgverleners helpen cliënten douchen en zichzelf te verzorgen. Of ze ondersteunen uw cliënten in de laatste fasen van hun leven. Ze doen dat harde werk met liefde, maar toch: er moet ook betaald worden. Daarom stelt u elke maand de facturen op met de hoop dat uw cliënten of hun nabestaanden op tijd betalen. Maar elke keer betaalt een deel toch niet op tijd. Dat is vervelend, voor uw kostbare tijd én uw liquiditeit.

Als u toch de telefoon opneemt en uw cliënten belt, dan blijkt dat ze niet precies snappen wat er van ze wordt verwacht. Of de nabestaanden hebben de factuur inmiddels wel ingediend, maar ze moeten wachten tot het erfrecht geregeld is voordat ze u kunnen betalen. Had u eerder gebeld, dan had u ze eerder kunnen helpen. Maar er zijn nog vier andere best practices die u helpen om betere debiteurenbeheer op te zetten.

1. Haal op tijd de juiste informatie uit de organisatie

Facturatie komt aan het eind van een traject, maar dat betekent niet dat u tot het laatste moment moet wachten om uw informatie op orde te brengen. Heeft u bijvoorbeeld inzicht in hoeveel productie is geschreven, is het machtigingsformulier ingevuld en opgestuurd, heeft u alle gegevens om de facturen te versturen. Dat laatste is bijvoorbeeld extra essentieel als u te maken heeft met nabestaanden.

2. Bijtijdse communicatie betekent een betere cliëntrelatie

Uw cliënten of hun nabestaanden betalen niet te laat om u te pesten. Vaak zijn de te nemen stappen onduidelijk of is de communicatie met de zorgverzekeraar moeizaam. Wij nemen daarom zelf altijd een week voor de vervaldatum contact op met de cliënten of hun nabestaanden zodat we op tijd weten waarom nog niet betaald is, waar we kunnen helpen en op welke termijn ze denken wel te kunnen betalen. Dat is voor ons fijn, maar ook voor de cliënt als ze aanlopen tegen problemen die ze zelf niet kunnen oplossen.

3. Stel de juiste factuur samen

De factuur moet natuurlijk aan een aantal voorwaarden voldoen. Je hebt de juiste informatie al verzameld, maar nu is het zaak om de factuur volgens de eisen op te stellen en de juiste verantwoordingsbrief samen te stellen. Zo voorkomt u dat facturen bijvoorbeeld worden afgekeurd door zorgverzekeraars en u dus nog langer moet wachten totdat de factuur betaald is.

4. Registreren is voortgang boeken

Vaak wordt debiteurenbeheer door meerdere personen opgepakt. Bijvoorbeeld om een extra check te doen om ervoor te zorgen dat facturen kloppen en alle zorg gefactureerd is. Maar ook omdat de benodigde uren soms beter over twee medewerkers kunnen worden verdeeld. Om debiteurenbeheer dan goed te laten verlopen, is het cruciaal dat informatie over de contactmomenten nauwkeurig wordt bijgehouden, zodat niet twee keer dezelfde actie wordt uitgevoerd of onduidelijkheid ontstaat wat de status van een factuur is.

In ons geval nemen we debiteurenbeheer volledig over van onze klanten, maar bellen cliënten of hun nabestaanden soms nog naar de zorgorganisaties zelf als ze vragen hebben. Dan is het fijn voor onze klanten dat ze precies weten wat de status is van een factuur, hoe vaak de cliënt is gebeld en welke uitzonderingen in het spel zijn. Ondanks dat ze debiteurenbeheer uitbesteden, houden ze zo wel grip op het proces.

5. Zorg voor genoeg capaciteit voor uw debiteurenbeheer

Natuurlijk hopen we dat uw cliënten en nabestaanden allemaal het proces snappen, geen uitzonderingen hebben en op tijd betalen. Toch is dat niet de realiteit, dus zelfs als facturen kloppen en zorgverzekeraars meewerken, moet u ermee rekening houden dat u moet nabellen en achterhalen waarom het niet lukt. Maak van debiteurenbeheer daarom geen bijzaak, zorg voor genoeg capaciteit op de zorgadministratie.

Natuurlijk kunt u er ook voor kiezen om debiteurenbeheer uit te besteden. Wij ontzorgen onze klanten niet alleen op zorgdeclaratie, maar nemen ook debiteurenbeheer uit handen. Zo kunt u zich richten op uw kerntaak, het leveren van zorg, en zorgen wij dat uw liquiditeit op orde blijft. Neem vrijblijvend contact op en we bespreken graag met u hoe wij u kunnen ondersteunen in debiteurenbeheer.

‍