Als bestuurder in de zorg houdt u zich bezig met de lange termijn: waar kunnen we investeren, waar innoveren en dat terwijl we de organisatie zoals die nu is laten floreren? Toch zien we regelmatig dat bestuurders zich bezighouden met liquiditeitsproblemen. En niet eens per maand of kwartaal, maar dagelijks. Ze zitten achter interne stakeholders aan en blijven druk uitoefenen op externe partijen.

De juiste mindset

Natuurlijk is liquiditeit een belangrijk onderwerp voor u. Het is alleen de vraag of u zich daar dagelijks mee bezig zou moeten houden. Alle tijd die u namelijk besteedt aan deze lopende zaken, wordt afgesnoept van strategische onderwerpen. Zoals het aansturen van uw controllers en administrateurs, die u kunnen ondersteunen in het beheersbaar houden van uw liquiditeit.

Het is simpel en dit is waarschijnlijk de eerste mindsetshift die u zal helpen om beter met uw middelen om te gaan: debiteurenbeheer is specialisme. Dat betekent dat het een complex spel is, waarvoor veranderende informatie vanuit verschillende bronnen moet samenkomen. Het is de laatste stap uit een groter proces, dat begint bij de intake van uw cliënt of patiënt tot de bevestiging dat de financier daadwerkelijk betaald heeft.

Wij helpen onze klanten dan ook door een procesanalyse te doen. Waar zitten de knelpunten in het proces en hoe kunnen we die oplossen? Waar zit de snelle winst en hoe kunnen we investeren op de lange termijn? Het gaat erom dat wij onze klanten niet alleen helpen om nu alle achterstand weg te werken, maar ook om ervoor te zorgen dat liquiditeitsproblemen in de toekomst niet weer ontstaan.

Wat zijn bekende knelpunten?

Waar het al vroeg in het proces mis kan gaan, is het verkrijgen van de (vervolg-) toewijzing. Zeker in de jeugdhulp vragen financiers vaak om een uitgebreide onderbouwing. Heeft u die niet? Dan loopt de zorgdeclaratie al gauw een maand uit. Niet goed voor uw liquiditeit! Loopt het structureel niet goed? Dan kan een procesanalyse uitkomst bieden om te bepalen waar het misgaat en handvatten bieden om het toewijzingsproces sneller te laten verlopen.

De volgende uitdaging ontstaat als de juiste informatie in de dossiers ontbreekt. Ontbrekende informatie heeft direct impact op uw liquiditeit: zonder de juiste informatie kunnen facturen of declaraties niet verstuurd en dus niet betaald worden. Als informatie vervolgens onvolledig is, worden declaraties afgekeurd. U snapt het; ook dan wordt u niet uitbetaald. Dat kost zorgorganisaties soms wel in de miljoenen.

De informatie die ontbreekt gaat dan over contactgegevens van cliënten, bewindvoerders of nabestaanden en om contracten en andere benodigde informatie voor declaraties naar gemeenten en verzekeraars. De reden waarom deze informatie ontbreekt kan verschillen, maar houd er rekening mee dat medewerkers soms weerstand hebben tegen administratie. Daarvoor zijn ze immers niet opgeleid. Zorgverleners verlenen zorg, dat is hun kerntaak.

Wees kritisch als bestuurder in de zorg

Hoe motiveert u uw zorgverleners om op tijd de juiste informatie te geven zonder dat u daar een dagtaak aan heeft? Ten eerste, wees kritisch over welke informatie u uitvraagt: minder is meer, in dit geval. Vervolgens kiest u software waarmee zorgverleners de juiste informatie eenvoudig kunnen registreren. Als laatste kunt u een medewerker de dossiers laten controleren, zodat informatie snel is aangevuld en het proces kan door lopen.

Overigens: let op veranderingen in de wet- en regelgeving. Wetswijzigingen hebben impact op de informatie die uw zorgverleners moeten registreren, maar ook op de eisen waaraan een declaratie of factuur moet voldoen en wie uiteindelijk de factuur gaat betalen. De medewerker die debiteurenbeheer en zorgdeclaratie voert, moet hier te allen tijde van op de hoogte zijn, zodat de juiste informatie uit de organisatie gehaald kan worden.

De meest onderschatte stap in het proces

Als alle juiste informatie op tijd is verzameld, kunnen facturen en declaraties verstuurd worden. Maar zoals u, als bestuurder in de zorg, weet: dan bent u er nog niet. De betaling is de meest spannende en meest onderschatte stap in het proces. Een stap waaraan u niets kunt doen, behalve contact onderhouden met financiers en druk uitoefenen als de betaler nalaat om de factuur of declaratie te voldoen.

Een koppeling tussen uw declaratiesysteem of debiteurenbeheerplatform en boekhoudsysteem is vervolgens ook geen overbodige luxe. Zo weet u welke betalingen openstaan én welke inmiddels zijn binnengekomen. Zorg dan dat u vervolgens een medewerker verantwoordelijk maakt om financiers na te bellen om bij nalaten druk uit te oefenen. De tool is het middel om voortgang hierin te monitoren.

Sturen met managementrapportages

De software is overigens niet slechts een hulpmiddel voor de dagelijkse operatie. Als het goed is, kan het u ook voorzien van de nodige managementinformatie. Het zijn rapportages die u nodig heeft om de vinger aan de pols te houden, zodat u kan bijsturen waar nodig. Door medewerkers en software zo in te zetten dat de processen volledig ondersteund worden, hoeft u niet meer dagelijks met uw liquiditeit bezig te zijn.

Het is wel duidelijk: debiteurenbeheer en zorgdeclaratie zijn specialismen. Specialismen die wij als Care Expert uitvoeren voor onze klanten. Wij kunnen helpen om uw bottlenecks te tackelen met een procesanalyse, om vervolgens uw debiteurenbeheer en zorgdeclaratie volledig uit handen te nemen. Maar wel volledig transparant: u moet toch weten hoe het ervoor staat, wilt u de juiste lange termijnstrategie kunnen definiëren.

Laat ons u helpen. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek!