De zomer is een beruchte tijd: enerzijds is het natuurlijk een tijd van plezier en vrijheid. Anderzijds gaan uw medewerkers op vakantie en wie let er dan op dat u geen vertraging oploopt in uw zorgdeclaratie en berichtenverkeer? En de zomer is al in zicht, daarom geven we u vandaag drie tips waar u vandaag al mee aan de slag kunt om uw capaciteitsproblemen te voorkomen of te beperken.

Strategische planning voor de zomerperiode

De eerste stap is vooruitplannen en rekeninghouden met de capaciteitsbeperkingen tijdens de zomermaanden. Identificeer welke medewerkers met verlof gaan en analyseer de impact van hun afwezigheid op de zorgadministratie: welke taken doen ze, wanneer zijn er deadlines en wat zijn de consequenties als de deadline gemist worden? Als u weet wat de gevolgen zijn, dan kunt u vervolgens beslissen:

• De urgentie van de taken;
• Welke taken opgepakt kunnen worden door een andere medewerker;
• Waar vervangend personeel gezocht moet worden.

Door vooraf al de acties en consequenties in kaart te brengen, voorkomt u dat medewerkers volledig overwerkt op vakantie gaan óf er bergen werk op deze medewerkers ligt te wachten als ze terugkomen.

Stroomlijn uw administratieve processen

De tweede stap is misschien minder korte termijn, maar gaat u wél veel meer opleveren op de lange termijn: het stroomlijnen van uw administratieve processen. Ten eerste: zorg ervoor dat u uw processen standaardiseert. Door duidelijke processen en richtlijnen vast te leggen over bijvoorbeeld hoe u informatie vastlegt en welke stappen u moet volgen om uw zorg te declareren, weet iedereen wat er te doen staat.

Maar u wordt ook minder afhankelijk van één individu. Als uw administratieve medewerker bijvoorbeeld op vakantie gaat of ziek wordt, zijn de taken die openstaan duidelijk omdat het centraal is vastgelegd. Kiest u ervoor om de processen vast te leggen in software, zoals ons declaratieplatform Care2Declare, dan weet degene die de taken overneemt precies wat er gedaan moet worden. Plus: u werkt altijd volgens de laatste wet- en regelgeving, ongeacht of de vervangende medewerker daar kennis van heeft.

Capaciteitsuitbreiding door samenwerking

Als uw zorgadministratie te maken heeft met langdurige of terugkerende capaciteitsuitdagingen, kunt u samenwerken met externe expert. Zo kunnen wij u bijvoorbeeld ondersteunen in het opvangen van de personeelstekorten en het stroomlijnen van uw declaratieproces. Door onze Managed Services in te zetten, zorgt u ervoor dat uw zorgadministratie blijft functioneren, zelfs tijdens piekperioden of juist in de zomermaanden.

Niet alleen lost u capaciteitsproblemen op met onze services. U heeft direct toegang tot declaratiespecialisten die werken volgens de laatste wet- en regelgeving. Maar we kunnen u ook helpen door knelpunten te identificeren en op te lossen. Denk bijvoorbeeld aan het halen van de juiste informatie uit de organisatie of communicatie met uw financiers. Zo minimaliseren we afgekeurde declaraties (of lossen we die zelfs volledig op).

Zo lost u capaciteitsproblemen in de zorg op

Voorkom dat uw capaciteitsproblemen in de zomer zorgen voor afgekeurde declaraties en een hogere werklast in het najaar. Bereid uw zomer daarom goed voor, stroomlijn processen al dan niet met een ondersteunend declaratieplatform zoals Care2Declare en zoek naar samenwerking om uw capaciteit aan te vullen. Zo kan u met een gerust hart op vakantie.

Wilt u uw capaciteitsproblemen voor de zomer nog oplossen? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek!

‍