“De essentie van continu monitoren is dat de klanten erop kunnen vertrouwen dat processen goed verlopen en dat ze dat ook kunnen laten zien aan de toezichthouders.” Aan het woord is Wilco Brouwers, senior manager IT advisory bij Baker Tilly. Omdat Brouwers bij accountancy en adviesbureau Baker Tilly werkt, denkt hij in eerste instantie vanuit controle, vertelt hij. “Daarvoor kijken we naar de rechtmatigheid en betrouwbaarheid van declaraties.”

Rechtmatigheid en betrouwbaarheid

“Rechtmatigheid en betrouwbaarheid betekenen dat zorgorganisaties de uren aan de juiste cliënten hebben besteed en dat ze de zorg volgens de bestede uren hebben gedeclareerd. Ook moet dit gecontroleerd zijn en uit de software blijken dat het gecontroleerd is. Maar bij veel zorgorganisaties ontbreekt dat inzicht en dan doet de accountant een steekproef om te bepalen of de zorg rechtmatig is verleend”, vertelt Brouwers.

Zorgorganisaties die ondersteund willen worden in continu monitoren kunnen terecht bij Care Expert. “Onze software Care2Declare biedt de signaleringsmodule waarbij gebruikers erop worden gewezen als gegevens ontbreken of controles niet zijn uitgevoerd. Uit de software blijkt dat de rechtmatigheid van de zorg, en of het dus correct en op tijd is geleverd en gedeclareerd”, vertelt Derwin Kiers, business owner bij Care Expert.

Te weinig nadruk op aantonen rechtmatigheid

Toch ligt bij zorgorganisaties te weinig nadruk op continu monitoren, vertelt Brouwers. “Dat heeft met twee dingen te maken: enerzijds hebben zorgorganisaties begrijpelijk van nature te weinig nadruk op monitoren en controle. Het is echter toch belangrijk dat de ingevoerde uren én de ingediende declaraties worden gecontroleerd voordat ze de deur uitgaan. Anderzijds kúnnen sommige organisaties dat niet doen omdat de software die controle niet ondersteunt.”

Kiers vult aan: “Het heeft er ook mee te maken dat zorgadministratie nog steeds een ondergeschoven kindje is. Het is een vak apart en zelfs doorgewinterde boekhouders uit andere sectoren hebben moeite om direct alle regels, uitzonderingen en afkeuringen te plaatsen en op te lossen. Laat staan dat er tijd is om deze declaraties te controleren. Het is een complexe wereld, dus investeer dan ook in een specialist.”

Start met bewuste onbekwaamheid

Als zorgorganisaties aan de slag willen om hun zorgregistratie en -declaratie naar een hoger niveau te tillen, waar beginnen ze dan? Brouwers: “Start met bewuste onbekwaamheid. Daarmee bedoel ik dat je snapt waar het nog niet goed loopt. Meestal hebben organisaties al een onderbuikgevoel, maar ontbreekt nog een ‘foto’ van hoe de processen nu lopen en waar het misgaat. Software als Care2Declare kan je daarbij helpen, soms is ook een expert nodig.”

“De volgende stap is stap voor stap verbeteren. Maak het niet gelijk heel groot, maar ga aan de slag met één verbetering per keer met een kleine, interne werkgroep”, gaat Brouwers verder. “Als je er zelf niet uitkomt, schakel dan extra hulp in van financieel deskundigen of van Care Expert bijvoorbeeld, al is het tijdelijk. Sommige organisaties denken dat ze al snel met hele procedures aan de slag moeten, maar dat hoeft echt niet zo te zijn.”

Wat levert het op?

Wat levert het op orde brengen van je processen en continu monitoren onderaan de streep eigenlijk op? “De investeringen doe je vooral omdat je de financiële stabiliteit voor je zorgorganisatie op orde wilt brengen”, vertelt Brouwers. Kiers vult aan: “Je kunt fouten eerder herstellen, aan de bel trekken als je aan een financier bijvoorbeeld niet de juiste informatie op tijd hebt kunnen aanleveren. Daarnaast komt het ook voor dat de financier niet tijdig kan aanleveren. Denk hierbij aan zorgtoewijzingen die maar niet of laat worden afgegeven. Het kunnen aantonen en inzicht verschaffen maakt deze onderwerpen bespreekbaar.”

Als organisaties niet dicht op het aantonen van rechtmatigheid van registraties en declaraties zitten, dan kan het zelfs leiden tot liquiditeitsproblemen, aldus Kiers. “Het is zo onnodig, zeker omdat je je altijd kunt laten adviseren. En de businesscase voor het inhuren van als duur beschouwde professionals is eigenlijk altijd sluitend omdat je weet waar je geld laat liggen, die fouten direct kunt oplossen en op de lange termijn de administratieve lasten kan verlagen.”

Meer focus op de kerntaak

“Naast betere inkoop, beter financieel management en minder controlewerk door de accountant verhoog je ook je gebruikerstevredenheid. In het begin vinden controllers, administrateurs en zorgprofessionals het aantonen van rechtmatigheid met continu monitoren misschien veel werk, maar uiteindelijk hoeven ze steeds minder energie te stoppen in de administratieve processen en kunnen ze meer investeren in hun kerntaak: het leveren van zorg”, aldus Brouwers.

Wilt u ook continu monitoren, maar weet u niet hoe? Neem contact op!

‍