In een vorige blog lichtten we de afkeur voor declaraties in de Wlz, Zvw en Fz toe. In deze blog behandelen we de vijf redenen waarom declaraties in de Wmo en Jw worden afgekeurd:

1. Er is geen machtiging of beschikking afgegeven voor de Wmo- of Jw-declaratie

U heeft op het moment dat u zorg heeft geleverd geen machtiging of beschikking om zorg te leveren aan die cliënt. Meestal is er wel een machtiging of beschikking, maar is een verkeerde code of kostensoort meegegeven aan de Wmo- of Jw-declaratie. Ook kan het voorkomen dat het zorgtraject begon voor de behandelperiode die in de machtiging staat beschreven. Kijk wat van toepassing is voor u en neem contact op met uw financier.

2. De som van de ingediende volumes overschrijdt het toegewezen volume

In gewone mensentaal, u heeft te veel zorg geleverd dan u van tevoren heeft afgesproken. Neem contact op met uw financier om te bepalen of u de zorg alsnog vergoed kan krijgen.

3. De productcode van de Wmo- en Jw-declaratie is onjuist

U heeft niet de correcte productcode gekoppeld aan de zorg die geleverd is en waarover afspraken zijn gemaakt met de financier. Bekijk uw afspraken en zorg dat u de juiste productcode koppelt. Heeft u daarover vragen? Neem contact op met uw financier.

4. Het tarief van de prestatie ontbreekt of is niet in overeenstemming met landelijke regels of contractafspraken

Check de afspraken die u heeft gemaakt of voor u gelden vanuit de landelijke norm en of die overeenkomen met de gegevens in uw Wmo- en Jw-declaratie.

5. Declaratieperiode ontbreekt of is onjuist

U bent de declaratieperiode vergeten toe te voegen of die komt niet overeen met de afspraken die u heeft gemaakt met uw financier. Vul de gegevens in en dien de declaratie opnieuw in. Of neem contact op met uw financier om de zorg die u leverde buiten de declaratieperiode alsnog vergoed te krijgen.

Wat kunt u doen om afkeur van declaraties te voorkomen?

Het is vervelend als uw Wmo- of Jw-declaratie wordt afgekeurd, want het zorgt voor extra werk. Tijd die u waarschijnlijk liever besteedt aan het verwerken van nieuwe declaraties of het optimaliseren van processen. Hoe minimaliseert u de kans dat een declaratie wordt afgekeurd?

Werk met het vierogenprincipe

Fouten maken we allemaal. Zeker als we tijdsdruk ervaren of van meerdere mensen afhankelijk zijn om informatie aan te leveren, maar we kunnen ook onze dag niet hebben. U kunt die fouten minimaliseren door een collega te laten meekijken, dat heet het vierogenprincipe. Als wij declaraties voor u versturen, passen we zelfs het zesogenprincipe toe: wij maken de declaraties aan, een collega controleert ze, net als de klant. Zo weten we zeker dat we niets missen en alles klopt.

Stel alerts in om te voorkomen dat u te veel zorg levert

U heeft een contract met uw financier waarin staat hoeveel zorg u mag leveren. Alleen hebben de meeste zorgverleners geen zicht op hoeveel zorg ze mogen leveren. Of ze komen er pas achter op het moment dat er geen zorg meer mag worden geleverd. Dat is niet handig. Stel daarom een alert in, zodat de zorgverlener een seintje krijgt als driekwart van de toegestane zorg geleverd is. Dan bent u er op tijd bij en heeft u, indien nodig, tijd om een nieuw contract aan te vragen.

Onderhoud goed contact met uw financier

Goed contact met de financier is niet alleen handig als declaraties zijn afgekeurd, het is voorafgaand al handig. Als eisen onduidelijk zijn en als u vooraf al weet dat u te veel zorg heeft geleverd, dan helpt het als u goed contact heeft met uw gemeente(s). Een snel belletje voorkomt veel afgekeurde declaraties.

Heeft u zicht op afgekeurde declaraties?

Heeft u trouwens zicht op welke declaraties zijn afgekeurd? Hoewel u misschien liever bezig bent met de nieuwe declaraties, kunt u alleen al veel leren van afgekeurde declaraties. U weet waar het misgaat, waar u extra op moet letten en welke processen slimmer kunnen worden ingericht. Om nog maar niet te spreken over de extra omzet die u genereert als u afgekeurde declaraties kunt afhandelen.

Als zorgorganisaties bij ons aankloppen, zijn er eigenlijk altijd afgekeurde declaraties die openstaan. Soms stapelt de misgelopen omzet zich op tot zelfs een paar miljoen. En dat terwijl dat de meeste afgekeurde declaraties prima op te lossen zijn. Heeft u ook moeite om declaraties in één keer goedgekeurd te krijgen? Of om afgekeurde declaraties op te lossen? Neem contact op en we bespreken graag met u hoe u uw declaratieprocessen kunt stroomlijnen.

‍