‘Berichtenverkeer in VECOZO moet op tijd verwerkt worden, namelijk binnen vijf werkdagen. Daarom begin ik elke dag met het controleren of er nieuwe indicaties zijn binnengekomen. Zo ja, dan verwerk ik de mutatieformulieren die door de klant zijn ingevuld. Ook check ik of er nog notities aan de indicatie zijn toegevoegd, bijvoorbeeld van andere zorgaanbieders die onderdeel willen zijn van de indicatie. Zo ja? Dan stel ik de klant hiervan op de hoogte.’

‘Dan ga ik per klant aan de slag met maandelijkse of vier-wekelijkse ‘Rapportage en Analyse’. Ik kijk daarvoor of de geregistreerde productie in onze zorgdeclaratieoplossing Care2Declare ook declarabel is. Is dat niet het geval, omdat er geen geldige indicatie is, dan vermelden we dit in de rapportage. Het rapport stuur ik ter goedkeuring naar de klant en bij akkoord dien ik ze in bij het zorgkantoren, gemeenten en zorgverzekeraars.’

‘Naast de Rapportage en Analyse maak ik maandelijks de Declaratiemonitor voor mijn klanten. In de monitor wordt de geregistreerde productie getoond in euro’s en wat daarvan is toegekend door de financier. Die productie wordt getoond per maand, per financieringsvorm en per financier, zoals zorgkantoor, gemeente of zorgverzekeraar. Mocht de declaratie van geleverde zorg afgekeurd zijn, dan kijk ik hoe we dat kunnen oplossen.’

Het liefst op bezoek bij de klant

‘Per kwartaal maak ik voor alle klanten een managementrapportage. In de rapportage wordt de geregistreerde productie per maand of periode en per locatie vermeld, zowel in tijdseenheden als in toegekende bedragen. Ik bespreek de rapportage met sommige klanten per kwartaal, andere per jaar. Het liefst ga ik dan bij de klant op bezoek om die te bespreken zodat het contact persoonlijker is en ik een beter beeld krijg bij de zorginstelling.’

‘In de managementrapportage zijn overigens ook onze Kritieke Prestatie Indicatoren (KPI’s) opgenomen: hoeveel procent is op tijd verwerkt en hoeveel procent van declaratie van de productie is toegekend per financieringsvorm? Het liefst is alles honderd procent declarabel, maar dat lukt niet altijd. Bijvoorbeeld als een geldige indicatie nog niet binnen is of de financier zijn informatie niet goed op orde heeft.’

‘Om afgekeurde declaraties op te lossen, moet ik soms contact opnemen met de financier. Bijvoorbeeld als een zorgkantoor of gemeente een datum niet goed heeft ingevuld, waardoor ik de geleverde zorg niet kan declareren. Als ik er zelf niet uitkom, overleg ik mijn leidinggevende. Waar het ook aan ligt: hoe hoger het declaratiepercentage, hoe fijner dat voelt voor mezelf en uiteraard richting de klant.’

Bereikbaar voor de klant

‘Uiteraard ben ik de hele dag beschikbaar voor vragen van mijn klanten. Ik help ze als ze vragen hebben, maar ik ben ook gewoon benieuwd hoe het met ze gaat. Verder heb ik elke week overleg met ons team van Care Expert. We bespreken hoe we onze dienstverlening en software kunnen verbeteren. We delen kennis met elkaar over zorgdeclaratie en wijzigingen in wet- en regelgeving.’

Bent u benieuwd welke voordelen het uitbesteden van zorgdeclaratie u kunnen opleveren? Neem dan contact op!

‍