Een goede jaarafsluiting is de verantwoording van geleverde en gedeclareerde zorg op rechtmatigheid vergeleken met de afspraken die u met uw financier heeft gemaakt. Met andere woorden: stond u in uw recht toen u de zorg binnen een financiering aan die specifieke cliënt verleende? U bepaalt in de jaarafsluiting dat u volgens de afspraken heeft gedeclareerd, en binnen het budget en de termijn bent gebleven.

Het aantonen van de rechtmatigheid van de zorg en de declaraties kan als een verplicht nummer voelen. Maar als u de jaarafsluiting goed aanpakt, kan dit juist een moment zijn waarop u fouten hersteld, kosten verminderd én verbeteringen doorvoert voor het aankomende jaar. Dat zit zo:

De jaarafsluiting om fouten te herstellen

De eerste stap van de jaarafsluiting is het bepalen of u de zorg volgens het contract heeft geleverd. Dat betekent dat u kijkt naar de gemaakte tariefafspraken, de termijnen en condities om te bepalen of u de zorg daadwerkelijk rechtmatig heeft verleend. Als u zorg heeft geleverd volgens andere voorwaarden dan afgesproken, kunt u dit dan verklaren en verantwoorden?

Vervolgens kijkt u natuurlijk ook of u de zorg die u terecht heeft geleverd ook heeft gedeclareerd. U bekijkt dan ook of de geleverde zorg overeenkomt met de gedeclareerde zorg. Is dat niet zo? Bijvoorbeeld omdat u minder gedeclareerd heeft: kunt u nog zorg declareren? En heeft u te veel zorg gedeclareerd? Kunt u aantonen en verantwoorden waarom u dat gedaan heeft?

Om te bepalen of u zorg nog kunt declareren, houdt u rekening met de volgende termijnen:

• Wlz: u moet de declaraties uiterlijk op de zeventiende werkdag na afloop van de declaratieperiode indienen. Correcties die betrekking hebben op het voorgaande kalenderjaar dienen voor de door het zorgkantoor aangegeven datum ontvangen te zijn door het zorgkantoor
• Wmo en Jeugdwet: de uiterlijke datum waarop u declaraties en correcties kunt indienen verschilt per gemeente. Neem contact op met uw gemeente, zij kunnen u informeren over de uiterlijke declaratiedata.
• Zvw: neem contact op met uw zorgverzekeraar, want de termijn waarop u declaraties en correcties daarop kunt indienen verschilt per verzekeraar.
• Zorgprestatiemodel: binnen het zorgprestatiemodel kan nog niet alles gedeclareerd worden. Spreek met uw financier af welke termijnen gelden, zowel voor u als voor uw financier. Houd voor uzelf helder welke zorg u in 2022 heeft geleverd, welke zorg gedeclareerd kan worden en welke gedeclareerde zorg nog openstaat. Neem contact op met uw financier om hier concrete afspraken over te maken.

Kosten verminderen

Een goede jaarafsluiting levert overigens niet alleen geld op. U bespaart ook geld met het kunnen aantonen van rechtmatigheid van zorg. Met goede jaarrapportages waarin die rechtmatigheid naar voren komt in, kan uw accountant of financier namelijk eenvoudig bepalen of u daadwerkelijk de zorg heeft geleverd die u moest leveren. Daarmee bespaart u dus op uw accountantsrekening.

We raden daarom aan om te werken met een korte en overzichtelijke managementrapportage. Daarin staat de geregistreerde versus gedeclareerde zorg en de verantwoording per financieringsvorm, tarieven en budgetten. Als u helemaal goed beslagen ten ijs wilt komen, dan kiest u ook voor een budgetanalyse, waarmee u bepaalt of u de juiste hoeveelheid zorg per contract over een bepaalde periode heeft geleverd.

Verbeteringen doorvoeren

Natuurlijk wilt u aan het begin van het jaar zo min mogelijk tijd besteden aan het verbeteren van fouten van het voorgaande jaar. Daarom raden we aan om ook scherp te kijken naar welke verbeteringen u kunt doorvoeren om meer zorg vergoed, minder afkeuringen en sneller betaald te krijgen. Zeker omdat u afgekeurde zorg soms niet meer kan herstellen in het nieuwe jaar.

Een goede jaarafsluiting neemt jaar na jaar het liefst minder tijd in beslag. Uw kerntaak is het leveren van zorg en door de jaarafsluiting steeds efficiënter en beter in te richten, kunt u steeds meer tijd en geld aan die kerntaak besteden. Lees daarom vooral onze blog over goede voornemens, waarmee u de basis legt voor een financieel stabiele organisatie. Of neem contact op zodat we uw specifieke vraag kunnen beantwoorden!

‍