Verantwoording en controle binnen zorgorganisaties vinden op twee niveaus plaats, namelijk intern en extern. Hoewel externe verantwoording wellicht een meer dwingend karakter heeft (u bent daartoe verplicht), is de vraag voor interne als externe verantwoording en controle hetzelfde: is de zorg die ik heb geleverd volgens de afspraken geleverd en heb ik die zorg op de juiste manier en op het juiste moment gedeclareerd?

Rapportages voor intern en extern gebruik

Om de bovenstaande vraag te beantwoorden, begint u met rapportages en analyses om geregistreerde en gedeclareerde zorg inzichtelijk te maken. Als eerste het rapportage en analyse (R&A-) overzicht, waarvoor de geregistreerde zorg wordt verwerkt tot declaraties en wordt bekeken of de zorg klopt qua juistheid en hoeveelheid. Dit is het eerste controlemoment, waarvoor een collega-administrateur meekijkt of de declaraties kloppen.

Klopt het R&A-overzicht? Dan wordt overgegaan tot declaratie. Het resultaat hiervan wordt vervolgens ondergebracht in de maandelijkse declaratiemonitor, die ook wordt gecontroleerd: kloppen de ingediende declaraties en zijn de declaraties toegekend? Ook wordt gekeken naar een eventueel verschil tussen geleverde en gedeclareerde zorg: hoe kan dat verschil worden opgelost? Welke informatie is daarvoor nodig en wie onderneemt daarvoor actie?

Vierogenprincipe

Op het moment dat u een collega laat meekijken en goedkeuring laat geven op de declaraties past u het vierogenprincipe toe. Hiermee voorkomt u dat fouten in de declaraties sluipen en u daardoor omzet misloopt of zorg niet rechtmatig verleent en declareert. Bij Care Expert vindt er zelfs een zesogenprincipe plaats: ons werk wordt altijd gecontroleerd door een collega en vervolgens door de klant.

Voor de controle van kwartaal- en jaarrapportages kijkt intern vaak een controller of zelfs bestuurder mee. In deze rapportages wordt niet op detailniveau gekeken, maar bijvoorbeeld geleverde zorg per contract of financieringsvorm. Ook worden trends in deze rapportages duidelijk, zodat u weet of u genoeg zorgmomenten inplant, declaraties op tijd en correct worden ingediend en of eerdere beslissingen de gewenste uitkomsten hebben.

Externe controle

De kwartaal- en jaarrapportages worden ook gebruikt voor externe controle door een financier of accountant. Een zorgkantoor kan bijvoorbeeld elk half jaar vragen om het totale aantal uren die zijn ingezet voor persoonlijke verzorging. Dat kan inzichtelijk worden gemaakt in een kwartaalrapportage. Welke informatie accountants nodig hebben, verschilt: sommige accountants willen alleen een jaarrapportages, andere willen meer details.

U maakt interne en externe controle makkelijker door een duidelijke jaarrapportage op te stellen. Hoe u dat doet, leest u in deze blog.

Soms loont het ook om zelf te besluiten meer te registreren dan wettelijk noodzakelijk om verantwoording naar financiers eenvoudiger te maken. Bijvoorbeeld in het geval van COVID-19: we besloten om de zorguren die normaliter wel geleverd zouden worden ook te registreren. Zo konden we aantonen dat de compensatie die een gemeente voor ogen had, niet tegemoetkwam aan de daadwerkelijk misgelopen omzet.

Hoewel het dus lijkt alsof controle en verantwoording altijd na het leveren en declareren van zorg komt, is het dus slim om vooraf al na te denken over welke informatie nodig is. En over hoe deze informatie wordt gepresenteerd. U voorkomt hiermee onduidelijkheid over de omzet of eventuele compensatie die u dient te ontvangen. Daarmee voorkomt u vragen die u weer afleiden van uw kerntaak: het daadwerkelijk leveren van de zorg.

Wilt u hulp bij verantwoording en controle? Onze adviseurs denken graag met u mee. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek!