De weg naar smart declareren lijkt er eentje van de lange adem te zijn. Veel declaratieprocessen in de zorg zijn tenslotte nog niet volwassen en men oogt nog niet klaar voor vernieuwing. Toch kan het ook hier nu al zó veel beter, alleen al door te kijken naar hoe het er in andere vakgebieden aan toe gaat.

1. Eigen huis op orde

Van groot belang is dat je eerst je eigen declaratieomgeving op orde hebt. Je haalt de benodigde informatie tijdig op binnen de organisatie, je stelt de juiste declaratie op en je houdt de verschillende contactmomenten nauwkeurig bij. Daarnaast is communicatie en afstemming met de cliënt en voldoende capaciteit bij debiteurenbeheer cruciaal. Dat klinkt voor de hand liggend, maar in de praktijk blijkt dat toch lastiger te zijn als hier geen continue focus op ligt.

2. Anticiperen op procesveranderingen

In de praktijk moet je er rekening mee houden dat je te maken krijgt met procesveranderingen en dat je hier adquaat op moet kunnen inspelen. Als je je declatieprocessen wil verbeteren moeten alle schakels kunnen meebewegen. Uiteindelijk is je proces zo sterk als je zwakste schakel. Daarbij moet niet je alleen met de software kunnen anticiperen, maar ook met het team zelf. Wanneer zij elkaar vertrouwen, op basis van een gezonde aanspreekcultuur, hoef je uiteindelijk minder controle uit te oefenen en heb je minder administratief herstelwerk te verrichten. In combinatie met goed functionerende software zet je dan een enorme stap in de goede richting, wat ik processtabiliteit noem.

3. Honderd procent gespecialiseerd

Bij zeer volwassen administratieve omgevingen, zoals bij salarisverwerking, kennen we dit soort processtabiliteit en -optimalisatie al langer. Zoals bij mijn oude werkgever ADP die met hun salarisverwerking meedraaien in de internationale top. Ondanks hun internationale scope kunnen zij ook op lokaal niveau snel reageren op wijzigingen in de keten of in de regelgeving. Dat komt omdat zij honderd procent gespecialiseerd zijn in hun vakgebied.

Dat een digitale volwassenheid van de sector overigens niet noodzakelijk is bewijst een bedrijf als Payt. Zij ondersteunen net als ADP financieel administratieve processen, die bedrijfskritisch zijn.  Enige verschil: Payt bestaat pas een jaar of tien, maar kan nu al excelleren omdat zij hun focus hebben op debiteurenbeheer voor organisaties in de zakelijke markt, maar sinds vorig jaar ook in de mondzorg. Dankzij de software van Payt zijn incassobureaus een uitstervende bedrijfstak.

Met deze twee voorbeelden wil ik slechts aangeven dat deze smart manier van werken niet nieuw is. Alleen moeten we binnen de (langdurige) zorg nog aan dit idee wennen. Als we die stap eenmaal hebben gemaakt hoeven we alleen nog een organisatie te selecteren die met honderd procent focus het zorggespecialiseerde debiteurenbeheer kan leveren.

4. Creëer een golfbeweging

Wanneer je deze stappen voortdurend blijft doorlopen binnen je organisatie, ga je ontdekken dat er een golfbeweging ontstaat waarin jij en je team veel beter in control zijn. Om daar te komen moet je écht onderling gaan samenwerken. Wat daarvoor nodig is bespreek ik uitgebreid in mijn volgende blog.

Meer weten?

Zou je graag meer willen weten over hoe je ook beter grip kunt krijgen op het declaratieproces, van contract tot cash? Neem contact met mij op via b.vannieuwkerk@care-expert.nl.

‍