Als het gaat om subsidie in de zorg, dan concentreren zorgorganisaties zich vooral op de aanvraag. Voor welke subsidie kom ik aanmerking en hoe krijg ik die gegund? Het is een proces dat aandacht en onderzoek vergt, een proces dat niet tot uw corebusiness behoort. U ziet de voordelen, dus u gaat eraan staan, maar u zit niet te wachten op de papierwinkel die er vaak bij komt kijken: u levert liever gewoon zorg.

Weinig eisen aan verantwoording van zorg

Niet alleen de aanvraag vraagt om toewijding en doorzettingsvermogen. Ook het vastleggen van de activiteiten en welke zorg aan welke cliënt wordt geleverd, vraagt tijd en aandacht. Daarom zijn er veel zorgorganisaties die, nadat de subsidie is toegekend, het liefst alleen focussen op het leveren van de zorg. Niet in de laatste plaats omdat gemeenten vooraf vaak weinig eisen stellen aan de verantwoording van de gesubsidieerde zorg.

Toch is het slim om ook de activiteiten die vallen onder gesubsidieerde projecten vast te leggen. We geven 5 redenen waarom u beter te veel dan te weinig kunt vastleggen:

1. Om altijd geleverde zorg te kunnen verantwoorden

Hoewel gemeenten niet altijd om een gedetailleerde verantwoording vragen, komt het regelmatig voor dat gemeenten achteraf toch willen weten waaraan het geld besteed is. Daarom is het handig om dat als uitgangspositie te nemen en altijd te registreren welke cliënt wanneer welke zorg heeft ontvangen. Daarmee voorkomt u ook dat gemeenten in twijfel kunnen trekken of de subsidie wel goed is besteed.

2. Om te voorkomen dat u subsidies moet terugbetalen

Als gemeenten twijfelen over de rechtmatigheid van de zorg en u niet kunt aantonen dat u daadwerkelijk heeft geleverd wat u beloofd had, dan kunnen daar consequenties aan vast zitten. Bijvoorbeeld om achteraf toch de verantwoording te organiseren, wat veel administratiedruk oplevert voor uw organisatie. In het ergste geval wordt u zelfs opgedragen om de subsidie terug te betalen.

3. Om zorg voor uw cliënten volgens de juiste financiering vergoed te krijgen

Financiering volgens de Wlz gaat voor financiering via de Wmo. Dus als u subsidie ontvangt voor een project binnen het Sociaal Domein, is het goed om zeker te weten dat de cliënt voor het project in aanmerking komt. Als u vanaf het eerste moment de zorg registreert in uw ECD, dan weet u direct of bepaalde cliënten uitgesloten moeten worden van de subsidieregeling en via de Wlz de zorg kunnen ontvangen.

4. Om ervoor te zorgen dat u geleverde zorg daadwerkelijk gefinancierd kan worden met de subsidie

U heeft vooraf een goed idee wat u wilt bereiken met de subsidie, maar in de praktijk kan een project veel groter uitvallen dan u dacht te kunnen leveren voor de subsidie. Maar daar komt u alleen achter als u bijhoudt wanneer u welke zorg levert. Door de vinger aan de pols te houden, kunt u op tijd schakelen en het project verkleinen of andere besparingen doorvoeren.

5. Om te kunnen aantonen dat u meer subsidie nodig heeft

Als u heeft bijgehouden welke zorg u voor de subsidie kunt leveren, dan weet u ook wanneer het plafond eraan komt. Dan kunt u op zoek naar een gepaste afsluiting of op zoek naar andere financiers. Misschien kunt u zelfs een vervolg aanvragen voor dezelfde subsidieregeling. Maar daarvoor moet u wel kunnen aantonen dat de zorg effectief is en het voor de eerste subsidie niet geregeld kan worden.

Wij adviseren daarom om niet alleen het binnenhalen van de subsidieregeling goed te regelen, maar ook de geleverde zorg te registreren en toe te schrijven aan de juiste cliënten. Alleen zo houdt u grip op uw subsidiestromen. Loopt u ook aan tegen een onoverzichtelijke of zelfs ontbrekende verantwoording? Neem contact op en we onderzoeken graag met u hoe we deze processen verder kunnen stroomlijnen.

‍