Een oude man kan niet meer thuis wonen en zijn jongere dochter doet een Wlz-aanvraag via het CIZ. Een jonge vrouw heeft een handicap opgelopen en kan niet meer voor haar eigen huishouden zorgen. Dat zijn momenten waarop u, als zorgorganisatie die zorg verleend volgens de Wlz, in beeld komt. De cliënt heeft namelijk via het CIZ aangegeven dat ze graag willen dat u de zorg levert. U wordt dan automatisch dossierhouder (bij verblijfsindicatie) of Coördinator zorg thuis (bij MPT of VPT).

De realiteit is weerbarstiger

In de meest ideale situatie pakt u de indicatie op en verleent u de zorg die de patiënt nodig heeft. Maar de realiteit is weerbarstiger, vertelt Wlz-specialist en zorgdeclaratie-expert bij Care Expert, Mathilde Bosscher: “Het kan bijvoorbeeld zijn dat u geen plek heeft. Dat is vervelend, zeker als de thuissituatie het niet toelaat om thuiszorg te bieden als alternatief. Welke status geeft u dan mee aan die cliënt?”

Mathilde ontzorgt zorgorganisaties op hun Wlz-zorgdeclaratie en berichtenverkeer, en ziet dat zorgorganisaties die niet weten welke wachtstatus ze moeten meegeven aan cliënten, de Wlz-aanvraag open laten staan. “Dat is een probleem, want als je niet binnen vijf dagen reageert op een indicatie, krijg je van het zorgkantoor een waarschuwing. Heb je een aantal waarschuwingen gehad? Dan krijg je een gele kaart. Vergeet je dan nog eens te reageren? Dan krijg je een rode kaart en word je gekort op je budget.”

Van Wlz-aanvraag tot wachtstatus

In de ideale situatie neemt de zorgorganisatie direct contact op met de klant en geven ze een cliënt die niet direct geplaatst kan worden een wachtstatus mee. Kan een cliënt nog thuis wonen, maar hebben ze in de tussentijd wel ondersteuning nodig? Dan schakelt u ook een thuiszorgorganisatie in of levert u zelf de thuiszorg door een Modulair Pakket Thuis (MPT) op te stellen. Zo blijft de cliënt zo lang mogelijk zelfstandig.

Mathilde: “De MPT is vaak opgebouwd uit meerdere typen zorg, zoals persoonlijke verzorging, wondverzorging, dagbesteding of huishoudelijk werk. Daarom werken we met een rekenmodule zodat u precies weet hoeveel zorg u uit een budget haalt. Alleen zie ik dat zorgorganisaties soms een verouderde rekenmodule gebruiken, die natuurlijk werkt met verouderde tarieven. Zo kan het voorkomen dat de geleverde zorg niet meer overeenkomt met de toewijzing.”

Toekenningen mislopen

Het is hartstikke logisch dat zorgorganisaties het overzicht verliezen, aangezien hun kerntaak het leveren van zorg is. Maar dat leidt er wel toe dat ze regelmatig toekenningen mislopen, vertelt Mathilde: “Als organisaties bijvoorbeeld niet goed checken of alle geleverde zorg volgens de Wlz-aanvraag is gedeclareerd en alle cliënten zijn meegenomen in de declaratie, dan lopen ze zo duizenden euro’s mis. Dat brengt de stabiliteit van de organisatie in gevaar.”

U wilt natuurlijk een goede dossierhouder zijn, zodat u enerzijds goed voor uw cliënt zorgt en anderzijds uw financiële stabiliteit in orde houdt. Dat betekent dus ook dat u het liefst precies weet wat u met een indicatie moet doen, ook als u de cliënt niet direct kunt plaatsen. Wij geloven dat zorgorganisaties die zelf een specialist zoeken voor hun zorgadministratie zich onnodig kwetsbaar maken.

Maak uzelf niet onnodig kwetsbaar

“Zeker als je bedenkt dat je binnen vijf werkdagen moet reageren op een indicatie, maak je jezelf heel kwetsbaar. Stel dat iemand ziek wordt, dan zit je zo over die termijn heen. Een mooi voorbeeld is NEOS die problemen hadden met hun personele bezetting. Eén administrateur viel uit, de andere kreeg een andere functie binnen de organisatie. Wij hebben dat kunnen opvangen”, vertelt Mathilde.

Mathilde heeft zich gespecialiseerd in de Wlz en ondersteunt zorgorganisaties die zorg leveren volgens de Wlz. “Ik neem hun zorgdeclaratie over, maar ik zeg altijd tegen mijn klanten dat ze mij moeten zien als verlengstuk van hun organisatie. Ik ben daarin afhankelijk van de informatie vanuit de klant. Wanneer komt de cliënt in zorg? Met welk product moet de cliënt in het declaratiesysteem komen? Wanneer gaat de cliënt uit zorg? Zonder deze informatie kan ik mijn werk niet doen.”

Notificatie als Wlz-aanvraag verloopt

“Wij nemen bijvoorbeeld geen contact op met cliënten als een indicatie is binnengekomen en zorgorganisaties geven ook zelf een mutatie door over die cliënt. Maar ik geef altijd aan als een indicatie bijna verloopt. Ik ga dan met mijn klant in gesprek en als dan blijkt dat ze niet weten welke status past, dan geef ik daarin wel advies. Als de oplossing voor een bepaalde zaak niet duidelijk is, leg ik mijn bedachte oplossing ter controle voor aan het zorgkantoor om zeker te weten dat het klopt.”

Ook worden de rapportages opgemaakt, zodat achteraf gecontroleerd kan worden of evenveel zorg is geleverd, gedeclareerd als toegekend. “Ik heb dan het liefst dat onze klanten zoveel mogelijk vragen stellen. Dan kan ik aantonen hoe bepaalde cijfers bijvoorbeeld zijn ontstaan en kunnen we op zoek naar oplossingen als dat nodig is. Ook gaan we in gesprek met accountants om uit te leggen hoe het proces bij ons verloopt”, aldus Mathilde.

Voor welke situatie kiest u?

De processen rondom het declareren van zorg lijken op het eerste gezicht misschien niet ingewikkeld, maar voorkom dat u uw organisaties te kwetsbaar maakt. Voorkom dat u in een situatie belandt waarin medewerkers ziek worden, u het overzicht verliest en een rode kaart krijgt omdat u te laat reageert. Kies liever voor een realiteit waarin u grip creëert op uw zorgadministratie en zekerheid in uw financiële situatie.

Wilt u ook zekerheid op uw zorgadministratieproces? Bel ons voor een vrijblijvend gesprek.