De zomer komt eraan. Een heerlijke tijd: het is lekker weer, u kunt na het werk nog even de barbecue aansteken en u gaat misschien zelf op vakantie. Maar voor de bezetting op de administratie-afdeling is het lang niet altijd goed nieuws. Zijn er genoeg mensen aan het werk om declaraties nog op tijd en correct te versturen? Of kiezen jullie ervoor om de declaraties op te stapelen voor na de vakantie?  

Hoe gaat u om met lange termijn uitdagingen?

Waarschijnlijk heeft u een strategie om een tijdelijk capaciteitsprobleem het hoofd te bieden. Maar hoe gaat u om met het vertrek van een collega die een andere baan heeft gevonden of met pensioen gaat? Of hoe gaat u om met groei van uw organisatie, waardoor u meer zorgdeclaraties te verwerken krijgt? Zeker nu de krapte op de arbeidsmarkt recordhoogte heeft bereikt, is het aantrekken van specialisten een flinke uitdaging.  

Wat er vaak gebeurt, is dat iemand vanuit de zorg wordt aangewezen om de administratie op zich te nemen. Het lijkt namelijk eenvoudig: u heeft ze al binnenboord, ze weten precies hoe de zorgprocessen lopen en hoe geleverde zorg wordt geregistreerd. U hoeft ze alleen maar tijd en ruimte te geven om zich te verdiepen in de wet- en regelgeving die voor uw zorgorganisatie relevant is. Toch?  

Waarom dit niet de beste oplossing is

Er komen meerdere uitdagingen kijken bij deze ‘oplossing’. U moet natuurlijk investeren in deze medewerkers om ze aan te leren hoe zorgadministratie werkt. Ze kunnen eenvoudig leren op welke knoppen ze moeten drukken om de standaarddeclaraties te verwerken, maar wat als declaraties worden afgekeurd? Hoe gaan ze dat oplossen? En als de medewerkers dat eenmaal weten, hoeveel declaraties loopt u dan al achter?  

U kunt administratieve medewerkers helpen door de juiste software in te zetten. En dan het liefst software-as-a-service, waarbij u altijd werkt volgens de laatste wet- en regelgeving en nooit zelf onderhoud hoeft te doen aan de oplossing. Wij bieden zo’n oplossing, namelijk Care2Declare, waarbij we medewerkers ondersteunen met flows die gebaseerd zijn op wet- en regelgeving zoals Wlz, Wmo, Jw en Zpm.  

Voorkomen dat u te veel achterloopt

Met Care2Declare verlicht u de administratieve werklast van uw medewerkers en zo voorkomt u bijvoorbeeld dat u na de vakantieperiode te ver achterloopt. U werkt namelijk met standaardprocessen. U weet precies welke informatie u nodig heeft en door de integratie met uw ECD is geregistreerde zorgproductie direct en eenvoudig te declareren, verantwoorden of zelfs factureren.  

Het probleem zit alleen niet in de standaardprocessen. Zorgorganisaties met kleine administratie-afdelingen moeten daarmee echt rekening houden. Het missen van capaciteit, ook op de korte termijn, heeft waarschijnlijk een kleine (maar niet onmisbare) impact op de standaardprocessen. Het heeft des te meer impact op de uitzonderingen, de laatste vijf tot tien procent waar het misgaat. Met een flinke financiële strop als gevolg.  

Hoe gaat u om met uitzonderingen?

Heeft u te weinig goede administrateurs of declaratiespecialisten, dan mist u de kennis en tijd om de uitzonderingen op te lossen. U kunt een deel van de problemen met deze laatste vijf tot tien procent oplossen door inzicht te krijgen in waar het mis gaat. Dat begint met het ontvangen en kunnen verwerken van retourinformatie over afgekeurde zorgdeclaraties. Dat krijgt u inzichtelijk met bijvoorbeeld ons SaaS-platform Care2Declare.  

Maar met inzicht alleen bent u er nog niet. Natuurlijk zijn sommige afgekeurde zorgdeclaraties eenvoudig op te lossen. Maar u heeft tijd en inspanning nodig om deze uitzonderingen structureel op te lossen. In veel gevallen moet u op onderzoek uit door bijvoorbeeld contact op te nemen met de financier. Welke informatie ontbreekt, welke informatie is anders dan zij vragen en hoe moet u die informatie dan aanleveren?  

Managed Services zijn de oplossing

Daarom raden we zorgorganisaties die niet kunnen of willen investeren in meerdere declaratiespecialisten aan om hun zorgdeclaratie, -verantwoording en debiteurenbeheer uit te besteden. Al is het voor korte tijd om uw achterstanden weg te werken, maar ook voor langere tijd kan het zinvol zijn, zodat u geen rekening hoeft te houden met vakantieperioden, ziekte of verlof.  

Wij bieden die Managed Services aan waarbij u alleen betaalt voor de resultaten. Eén van die resultaten is bijvoorbeeld honderd procent op tijd en correct ingediende declaraties. Maar we onderhouden ook continu goed contact met de financiers. Zo weten we met welke uitzonderingen we rekening moeten houden en hebben we vroegtijdig zicht op eventuele veranderingen die worden doorgevoerd.  

Ook handig voor contractonderhandelingen

Er is eigenlijk altijd een positieve businesscase voor het oplossen van capaciteitsproblemen met onze Managed Services. U hoeft namelijk geen vacatures te vervullen, niemand op te leiden of betrokken te houden bij uw organisatie. U hoeft geen declaratiesoftware aan te schaffen en bent minder kwijt aan uw accountantscontrole. Zo heeft u grip op uw financiële gezondheid en dat is weer gunstig voor uw contractonderhandelingen komend jaar.  

Wilt u hulp bij uw zorgdeclaraties? Neem contact op! We horen graag tegen welke uitdagingen u aanloopt en hoe we u kunnen helpen.  

‍