Al in maart 2022 schreven we de eerste blog over het iFz en de voorbereidingen die u kon treffen. Destijds was het plaatsingsbesluit al te versturen via VECOZO. Nu kunt u ook Melding Aanvang Zorg (MAZ) en Melding Einde Zorg (MEZ) regelen via het digitale berichtenverkeer. Toch zijn nog niet alle zorgorganisaties over. We vroegen aan onze Fz-specialist Arjan Tijhuis hoe dat komt.

Niet alle ECD’s ondersteunen iFz

Tijhuis: ‘Enerzijds zijn er organisaties die werken met een ECD dat het digitale berichtenverkeer nog niet ondersteund. Anderzijds, als je bijvoorbeeld naar onze klanten kijkt, moeten nog de juiste voorbereidingen getroffen worden. Er moet bijvoorbeeld gekeken worden hoe we omgaan met dubbele besluiten, aangezien zowel nieuwe als oude berichten worden ingeladen als een zorgorganisatie over gaat.’

Vervolgens zijn er nog twee voorbereidingen die zorgorganisaties moeten treffen. ‘Ten eerste hebben ze een VECOZO-certificaat nodig om berichten op te halen. Daarin ondersteunen we onze klanten, al moeten ze zelf dat certificaat regelen en beheren. Ten tweede is het slim om voor elke cliënt de informatie van het bestaande plaatsingsbericht, MAZ of MEZ in kaart te brengen. Zo kunt u namelijk controleren of de digitale berichten die binnenkomen kloppen.’

Regelmatig overleg met DJI

Als gegevens niet kloppen, dan is het slim om contact op te nemen met DJI, zodat toegewerkt kan worden naar een oplossing. Sowieso zijn we als Care Expert regelmatig in overleg met DJI, vertelt Tijhuis. ‘We nemen deel aan het sector brede overleg van DJI, softwareleveranciers en zorgorganisaties. Daar horen we de stand van zaken, maar stellen we ook vragen en stellen we issues aan de kaak.’

Een onderwerp dat bijvoorbeeld recent is besproken, is de termijn waarbinnen de MAZ verstuurd moet zijn. In het overleg zijn de betrokkenen uitgekomen op 10 kalenderdagen na het eerste zorgmoment. ‘Ook wordt er gesproken over de melding einde zorg (MEZ) die nieuw is voor de Forensische zorg. Eerder vroeg DJI daar niet naar. Maar dat wordt vanaf 1 januari 2024 dus verplicht. In het overleg praten we erover hoe dat vorm krijgt.’

Hoe verloopt het nieuwe proces?

1. Aanmeldingsbericht komt binnen: de zorgorganisatie ontvangt via VECOZO een aanmeldingsbericht. In dat bericht staan de naam van cliënt en het SKN-nummer;
2. U maakt de overweging of u zorg kunt bieden aan deze cliënt: in het aanmeldingsbericht staan geen gegevens over de zorgvraag. Daarvoor gaat u naar het IFZO-portaal. In dat portaal staan alle details van de cliënt en de zorgvraag. Op basis daarvan maakt de zorgorganisatie een beslissing.
3. U reageert op het aanmeldingsbericht: ‘Of u nu wel of niet de cliënt gaat verzorgen, u geeft uw beslissing via het digitale berichtenverkeer door aan DJI. Als u de cliënt afkeurt, dan geeft u ook de reden daarvoor op. Als u de cliënt afkeurt, dan worden de gegevens verder niet verwerkt in Care2Declare, ons declaratieplatform.’
4. Als u de cliënt in zorg neemt, ontvangt u het plaatsingsbericht. Daarna verstuurt u een MAZ-bericht binnen tien dagen nadat het eerste zorgmoment heeft plaatsgevonden: u verstuurt de MAZ eveneens via VECOZO. De cliëntgegevens komen dan automatisch in uw ECD en Care2Declare te staan, zodat op tijd en correct kunt declareren;
5. Als de cliënt uit zorg gaat, verstuurt u een MEZ-bericht: u verstuurt dit bericht ook via VECOZO.

Handmatig werk voorkomen met iFz

‘De belangrijkste reden waarom DJI toewerkt naar verplicht werken met iFz is om handmatig werk te voorkomen’, vertelt Tijhuis. ‘Het alternatief van digitaal berichtenverkeer is handmatig overtypen van cliënt, zoals we het tot nu toe altijd deden. Maar handmatig overtypen is natuurlijk arbeidsintensief én het vergroot de kans op fouten. Door te werken met berichtenverkeer via VECOZO verkleinen we die kans.’

Moet u nog voorbereidingen te treffen voor de overstap naar de iFz? We raden u aan om niet te lang te wachten. We snappen dat 1 januari 2024 heel ver weg lijkt, maar voor u het weet is het december en bent u eigenlijk al te laat om alle stappen goed te doorlopen. Ga daarom nu al aan de slag met de voorbereidingen en stap voor het einde van het jaar over. Alleen dan kunt u nog op tijd aan de bel trekken bij DJI als er iets misgaat.

Wilt u hulp bij de overstap? En een declaratieplatform dat al werkt met Fz-berichtenverkeer? Neem contact op! We helpen u graag.

‍