AO/IC staat voor Administratie Organisatie en Interne Controle. De Administratieve Organisatie bestaat uit de processen, procedures, werkinstructies en taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden binnen uw zorgorganisatie. In de Interne Controle bekijkt u alle onderdelen: kloppen ze nog wel? Lopen we niet te veel risico? En hoe kunnen we risico’s afvangen?

Verantwoording en controle

Door een AO/IC te voeren, toont u aan dat u de verantwoording en controle van uw administratie- en declaratieprocessen inzichtelijk en onder controle heeft. In de Wlz bent u verplicht om deze controle te voeren. In de Wmo en Jeugdwet niet, maar er zijn wel landelijke protocollen die u kunt volgen. Ook zijn in contracten die u afsluit en in regelgeving aandachtspunten over risicobeheersing opgenomen, die u meeneemt in de AO/IC.

Het voeren van AO/IC is dus eigenlijk altijd een goed idee, omdat u problemen achteraf voorkomt en risico’s uitsluit. De vragen die centraal staan in het opstellen van een AO, zijn: heeft mijn cliënt de gedeclareerde zorg ook daadwerkelijk ontvangen? Komt het tarief overeen met het tarief in het contract en wetgeving? Hebben we deze processen onder controle? Zijn er risico’s te definiëren en hoe kunnen we die risico’s afvangen?

Het AO/IC-stappenplan

Het klinkt misschien moeilijker dan het is, maar een AO/IC kan in een aantal stappen worden opgesteld met bijbehorend handboek. Laten we het uiteenzetten:

1. Doe een nulmeting: heeft u de stappen die u doorloopt voor uw administratie- en declaratie al een keer beschreven? Zijn ze nog actueel?
2. Beschrijf uw actuele processen per opbrengststroom: wie doet wat? Hoe wordt dat vastgelegd? Welke controles zijn ingesteld om te controleren dat gegevens juist, volledig en op tijd zijn vastgelegd? In welk systeem zijn ze vastgelegd? Soms helpt het om de processen visueel weer te geven, zodat u zeker weet dat u geen stappen vergeet.
3. Risicoanalyse: zoek interne en externe risico’s op en bepaal hoe de risico’s worden afgevangen. Bijvoorbeeld: het is een risico als prijzen niet overeenkomen met het contract. U vangt het risico af door een extra controlestap in te voeren;
4. Stel een controleplan op: breng de procesbeschrijvingen en risicoanalyse bij elkaar, zodat u inzichtelijk maakt wie wanneer welke controle uitvoert. Zo kunt u aantonen dat uw zorgdeclaratie juist, volledig en op tijd zijn verantwoord.
5. Maak een handboek: voor externe controle, maar ook om altijd te weten of uw zorgdeclaratieproces nog rechtmatig is, legt u alles vast in een handboek. Hierin is niet alleen het plan opgenomen, maar ook protocollen, contracten en opbrengsten van interne controles.

Wilt u zich liever niet bezighouden met AO/IC, maar wilt u wél meer beheersing op de verantwoording en controle van uw zorgdeclaratie? Dan kunt u de interne controle uitbesteden aan Care Expert. Onze declaratiespecialisten weten precies hoe u de meest efficiënte verantwoording en controleprocessen kunt inrichten en aan welke wet- en regelgeving u moet voldoen. Zo legt u de basis voor een financieel gezonde zorgorganisatie.

Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek. We denken graag met u mee over het beheersen van uw risico’s en verbeteren van uw verantwoording.

‍