Het is een veelgehoord probleem: het in gebruik nemen of overzetten van software in de zorg kost zorgorganisaties grijze haren. Data wordt niet goed overgezet, er zijn tijdelijk veel extra werkzaamheden voor het backofficeteam, migraties lopen uit, nieuwe gebruikers kunnen niet goed werken met de nieuwe software. Op zichzelf zijn deze problemen al vervelend, maar de gevolgen kunnen desastreus zijn bijvoorbeeld voor uw liquiditeit. Dus overstappen, daar denkt u wel drie keer over na.

Maar wat als u juist doordat u niet overstapt miljoenen omzet misloopt. Bijvoorbeeld omdat administrateurs niet genoeg kennis hebben van wet- en regelgeving en hun softwarepakket hen daarin niet ondersteunt. Of omdat geleverde zorg niet automatisch wordt overgezet naar de oplossing waarmee u die zorg declareert. Dan is overstappen gewoonweg een noodzaak. Toch maakt u zich zorgen en daarom nemen wij onze verantwoordelijkheid, begeleiden we u stap voor stap door de softwaremigratie heen én nemen we tijdens de overstap uw zorgdeclaratie over.

Een duidelijke stip aan de horizon

Voor een succesvolle softwaremigratie is een gezamenlijke stip aan de horizon onontbeerlijk. Enerzijds bepalen we natuurlijk wanneer uw systeem is overgezet. Anderzijds bepalen we welke doelstellingen u wilt behalen met Care2Declare en wanneer u daartoe in staat bent. Bij het einddoel hoort ook een planning, zodat u weet welke stappen we doorlopen om de succesvolle migratie te realiseren.

Care Expert is verantwoordelijk voor de softwaremigratie

Vervolgens neemt Care Expert de verantwoordelijkheid voor de technische migratie. Het stappenplan geeft duidelijk aan wanneer wat opgeleverd wordt, maar ook staat in de migratiedocumentatie hoe we welke risico’s afvangen. Een risico zou bijvoorbeeld kunnen zijn dat data ontbreekt na de migratie. Daarom doen we altijd een technische controle en een steekproef om te controleren of alle data zijn meegekomen uit het bronsysteem.

U weet precies wat uw rol is in de overstap

In het stappenplan wordt ook uw rol duidelijk beschreven, want zonder uw hulp kunnen we de migratie niet goed afronden. We stellen daarom randvoorwaarden aan de migratie, want als medewerkers meer betrokken zijn en voldoende middelen beschikbaar gesteld worden, dan is de migratie succesvoller. Uw rol kan bijvoorbeeld liggen in het aanleveren van de juiste datasets, maar ook als het gaat om controles gedurende de migratie.

Care Expert neemt uw zorgdeclaratie tijdelijk over

Een gemiddelde migratie duurt al snel twee tot drie maanden. Wat, vraagt u zich wellicht af, moet ik doen met mijn zorgdeclaratie in de tussentijd? Wachten behoort niet tot de mogelijkheden, want u wilt geen omzet mislopen en uw liquiditeit in gevaar brengen. Daarom nemen wij bij migraties uw zorgdeclaratie over in de maanden dat u niet meer kan werken met het oude systeem, maar ook nog niet aan de slag kan met Care2Declare.

Dat Care Expert uw zorgdeclaratie overneemt tijdens de migratie brengt een aantal voordelen met zich mee. Enerzijds loopt u niet achter met uw zorgdeclaratie, want wij zorgen dat uw zorgdeclaraties honderd procent correct en op tijd worden ingediend. Anderzijds ontdekken we snel waar het proces in Care2Declare nog niet optimaal loopt. Bijvoorbeeld als een gemeente een aparte procedure heeft die nog moet worden vormgegeven in Care2Declare.

U doet alleen de eindcontrole

Als het gaat om de zorgdeclaratie hoeft u tijdens de migratie alleen de eindcontroles te doen. Wij werken met een vierogenprincipe intern én extern. Dat betekent dat uw zorgdeclaratie eerst intern wordt gecontroleerd door een collega en dan door u, zo weet u zeker dat de zorgdeclaraties gewoon doorlopen. Na de overstap kunt u dan naadloos verder en weet u zeker dat de processen soepel lopen in Care2Declare. Zo is déze softwaremigratie in ieder geval een eitje.

Wilt u eerst zien wat Care2Declare kan? Vraag een demo aan!

‍