Omzet mislopen: het is een nachtmerrie. Zeker in de zorg waar budgetten krap zijn en continu veranderen. Toch zien we bij veel zorgorganisaties die bij ons aankloppen dat ze kansen laten liggen om hun geleverde zorg volledig uitbetaald te krijgen. Dit heeft vaak te maken met onvoldoende mankracht of kennis over eisen die door financiers worden gesteld. Zorgdeclaraties zijn misschien wel ingediend, maar afgekeurd en hoe pakt u het dan op?

Stap 1 – de voorbereiding

Met een goede voorbereiding voorkomt u dat geleverde zorg niet wordt uitbetaald. Breng daarvoor in kaart welke afspraken zijn gemaakt, welke zorg geleverd en geregistreerd is. Vervolgens matcht u de geleverde zorg met de contracten: is het terecht dat de zorg geleverd is? Om vervolgens te controleren of alle informatie die de financier eist, aanwezig is, zodat u de kans dat een declaratie wordt afgekeurd, verkleind.

Stap 2 – dien op tijd uw declaraties in

Stap twee van het binnenhalen van laaghangend fruit is het naleven van de termijnen. Natuurlijk kunnen declaraties waarvan de termijn allang is verstreken, niet alsnog ingediend worden. Daarom is het belangrijk dat u weet welke termijnen u moet aanhouden, zeker als het correcties betreft. Wanneer de periodes om declaraties in te dienen verstrijken, verschilt per wet:

• Wlz: de declaraties moeten de zeventiende werkdag van de opvolgende maand ontvangen zijn. Correcties daarentegen kunnen nog het hele jaar ingeleverd worden en nacalculaties zelfs tot 31 maart van het volgende jaar. Overigens: hoe u uw declaraties voor nacalculatie moet aanleveren, verschilt per zorgkantoor;
• Zvw: per verzekeraar wordt bepaald hoe lang na het leveren van de zorg de declaratie ingediend kan worden. Soms is dat tot twee jaar na dato, in andere gevallen ‘slechts’ een half jaar. In uitzonderingen wil de verzekeraar meedenken over de vergoeding van declaraties die te laat worden ingediend;
• Wmo en Jeugdwet: dit is vergelijkbaar met de Wlz. U kunt eventueel met gemeenten om tafel om te proberen om misgelopen omzet uit eerdere termijnen toch vergoed te krijgen, maar de kans blijft beperkt in die gevallen;
• Forensische zorg: let op! Waar de Wlz per werkdag rekent, geldt voor de forensische zorg de achttiende dag van de volgende maand. Eveneens mag u correcties uiterlijk voor de achttiende van januari van het volgende jaar indienen.

Stap 3 – controleer op afkeuringen en handel ze op tijd af

Er zijn verschillende redenen van afkeur en hoewel u misschien denkt dat u alles op orde heeft: bouw een stap in uw administratieproces om correcties door te voeren. Dit is misschien wel de meest onderschatte stap, want hier blijven veel euro’s liggen. We zien dat de bedragen kunnen oplopen tot zelfs een paar miljoen euro. Voorkom daarom dat u te weinig tijd overhoudt om uw laaghangend fruit te plukken.

Wat zijn onze ervaringen?

Negen van de tien klanten die hun zorgadministratie uitbesteden aan ons of kiezen voor de expertoplossing Care2Declare, zijn zich terdege bewust van de openstaande posten. Soms is niet bekend hoeveel nog openstaat, maar dat er gaten zijn gevallen en dat de zorgorganisatie het zelf niet kan oplossen, is duidelijk. Daarom is het niet ongewoon dat we met terugwerkende kracht zorgdeclaraties nalopen.

Daarvoor analyseren we voor onze klanten de openstaande declaraties. De declaraties die verlopen zijn, vallen helaas af. Datzelfde geldt voor declaraties waarvan de zorg onterecht geleverd is, omdat het bijvoorbeeld buiten de indicatie valt of andere afspraken gemaakt zijn met de leverancier. Van de overgebleven declaraties, waar het soms gaat om tienduizenden, zo niet miljoenen euro’s, lossen we 100 procent op.

Ik wil zelfs stellen dat elke zorgorganisatie nog wel iets te winnen heeft als het gaat om zorgdeclaratie. Zelfs klanten die zeggen alles op orde te hebben, kunnen met het stroomlijnen van hun declaratieprocessen zeker 15 procent meer zorg vergoed krijgen. Ze beleggen hun processen dan in Care2Declare, onze best-of-breed declaratieoplossing. Denkt u dat u niets laat liggen? We gaan graag de uitdaging met u aan!

‍