De overstap naar een nieuw financieel model gaat helaas nooit zonder slag of stoot. Niet voor de financier en niet voor zorgorganisaties. Er zijn nieuwe processen, nieuwe informatie die uitgewisseld moet worden en nieuwe controles die plaatsvinden. Dat geldt ook voor het zorgprestatie model. Maar volgens Arjan Tijhuis, zorgadministrateur bij Care Expert, speelt voor grote en kleine zorgorganisaties verschillende uitdagingen.

Bekend met de financier

“Sinds het zorgprestatie model van kracht is geworden, lopen de processen nog niet soepel, maar dat leidt bij kleine organisaties tot andere problemen dan bij de grotere zorgorganisaties. Want waar de grotere organisaties vaak bekend zijn bij de financier en ze goed contact onderhouden, hebben kleine organisaties niet altijd de kennis, contacten of tijd om op de hoogte te zijn van bijvoorbeeld voorschotten die beschikbaar zijn”, vertelt Tijhuis.

Als kleine zorgorganisaties te weinig tijd, kennis of contacten hebben, worden ze vaak vergeten als voorschotten worden uitgedeeld. “Het is dus als kleine zorgorganisatie ontzettend belangrijk dat je weet bij wie je terecht kunt voor vragen of informatie. Investeer je daar niet in, dan weet je vaak ook niet dat je in aanmerking komt voor een voorschot. En dat leidt dan vervolgens weer tot cashflowproblemen.”

Heb ik mijn zorg rechtmatig verleend?

Maar het is niet zo dat grotere GGZ- en Fz-organisaties geen problemen ondervinden. Hoewel zij de voorschotten vaak wel krijgen toebedeeld, zitten zij met de vraag: hoe zorg ik ervoor dat ik achteraf niet geld hoef terug te betalen? En hoe toon ik dus aan dat de zorg die ik heb geleverd rechtmatig is verleend? “Zij zijn op zoek naar software die vooraf controleert of de zorg voldoet aan alle regelgeving.”

Maar waarom moeten organisaties op zoek naar voorschotten? Kunnen ze niet gewoon hun geleverde zorg declareren? “Er zijn behoorlijke slagen gemaakt afgelopen jaar, maar er veranderde natuurlijk veel: enerzijds moest zorg op een andere manier geregistreerd worden. Anderzijds beoordeelden financiers de declaraties op hun eigen manier. Maar soms was domweg de software nog niet klaar voor het zorgprestatie model.”

Zorgprestatie model al in Care2Declare

Care2Declare, het zorgdeclaratiesysteem van Care Expert, was begin 2022 al klaar voor het zorgprestatie model. We hebben deze voorsprong kunnen realiseren omdat we 2021 het hele jaar hebben besteed aan de voorbereiding. Toch verlopen dit soort grootschalige veranderingen altijd anders dan we van tevoren hebben bedacht. Zeker omdat meerdere partijen betrokken zijn bij het zorgprestatie model.

Aan de slag met het zorgprestatie model in 3 stappen

Wat kunt u nu doen om uw zorgdeclaratie in het zorgprestatie model weer op orde te krijgen?

1. De juiste gegevens registreren

Om uw geleverde zorg gedeclareerd te krijgen, is het cruciaal dat uw zorgverleners de juiste zorg registreren. Dat geldt ook voor de periode dat u een voorschot heeft ontvangen: welk voorschot heeft u ontvangen? Wanneer ging het voorschot in? Voor welke periode geldt het voorschot? En welke zorg heeft u geleverd tijdens deze periode? Als u deze gegevens direct inzichtelijk kan maken voor uw financier en accountant, dan wordt het veel eenvoudiger om rechtmatigheid aan te tonen. Hiermee kunt u achteraf de zorg alsnog declareren en daarmee voorkomt u dat u geld dat u niet meer heeft moet terugbetalen.

2. Zorgregistratie en -declaratie continu monitoren

Door continu te monitoren kunnen zorgorganisaties erop vertrouwen dat processen goed verlopen. Ook kunnen ze dat aan financiers en toezichthouders laten zien. Zeker als u werkt met voorschotten is continu monitoren handig om te bepalen of de registratie van de zorg klopt, of u nog iets mist, of u uw proces moet aanscherpen om alle informatie op tijd binnen te hebben. U voorkomt daarmee dat u te veel kosten kwijt bent aan accountants of geld moet terugbetalen omdat u toch een cruciale stap bent vergeten in uw registratieproces of achteraf wordt vastgesteld dat niet aan alle regelgeving is voldaan.

3. In contact blijven met de financier

Als u continu monitort, kunt u ook op tijd aan de bel trekken bij de financier. Bijvoorbeeld als u nog geen voorschot heeft ontvangen en zonder toegekende declaraties in financiële problemen komt. Maar daarbij is het dus noodzakelijk dat u een goede band onderhoudt met uw financier. Ga op zoek wie uw contactpersoon is, bouw een band op en neem regelmatig contact op. Door in gesprek te blijven, weet u niet alleen wat nu gedaan kan worden, maar wordt u ook op de hoogte gehouden als er weer veranderingen worden doorgevoerd.

We snappen dat de overstap naar het zorgprestatie model ingewikkeld was en nog steeds is. Daarom bieden we met Care Expert niet alleen ondersteunende software die volledig is aangepast op de eisen van het zorgprestatie model. We bieden ook ondersteuning waarbij we uw zorgdeclaratie (tijdelijk) uit handen nemen. Zodoende kunt u weer op adem komen terwijl wij werken aan uw financiële stabiliteit.

Hulp nodig? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.

‍