In 5 stappen maakt u uw organisatie weerbaarde. Zo legt u de basis voor een zorgorganisatie die zijn focus heeft op zijn kerntaak en financieel gezond is.

Stap 1: overtuig de zorgverleners van het belang van juiste informatie

De landelijke afspraken die worden gemaakt over samenwerking in het administratieve proces zijn vastgelegd in iStandaarden, zoals u weet. Maar hoe zeer u ook doordrongen bent van het belang van correcte en tijdige informatie, uw zorgverleners registreren. Daarom is het belangrijk dat u nauw contact onderhoudt met uw zorgverleners. Alleen dan zijn ze op de hoogte van de benodigde informatie.

Naast zorgverleners is het belangrijk dat ook andere verantwoordelijken van de organisatie op de hoogte zijn van landelijke afspraken. Denk aan: inkoop, informatiebeheerders en beleidsmakers. Als rekening wordt gehouden met wet- en regelgeving, en de benodigde gegevens hiervoor, dan kan bijvoorbeeld worden voorkomen dat er een onnodig zware administratielast komt te liggen bij de zorgverleners.

Stap 2: kies het juiste systeem

Het uitvragen van de juiste informatie wordt in grote mate ondersteund door de juiste software. Door een zorgdeclaratiesysteem als bronsysteem te gebruiken, zorgt u ervoor dat direct duidelijk is welke gegevens onmisbaar zijn voor het correct en op tijd indienen van zorgdeclaratie. Een gedegen ondersteunend systeem legt daarom de basis voor elke financieel gezonde organisatie.

Stap 3: blijf op de hoogte van de laatste wet- en regelgeving

Goede voorbereiding en een flexibele houding zijn cruciaal als u ervoor wilt zorgen dat zorgdeclaraties niet worden afgekeurd. De meeste wijzigingen zijn ruim van tevoren beschikbaar en te bekijken op iStandaarden.nl. Maar aangezien gemeenten soms andere regels erop nahouden, is het belangrijk om bij uw betreffende gemeenten de vinger aan de pols te houden.

Neem bijvoorbeeld iWmo en iJW die van versie 2.3 naar 2.4 is gegaan. Hoewel er twijfels waren over de haalbaarheid van deze doorvoering vanwege COVID-19, is na overleg met zorgaanbieders, gemeenten en softwareleveranciers besloten om de overstap door te laten gaan. Van 18 maart tot 30 maart konden daarom geen declaraties ingediend worden. U moet vanaf heden rekeninghouden met andere informatie die aangeleverd dient te worden.

Stap 4: onderhoud een goede band met uw financierders, zoals gemeente(n)

Bij transities van standaarden of nieuwe zorgvormen die u wilt aanbieden, is het handig om goed contact te hebben met de gemeenten. Treden er problemen op? Bijvoorbeeld omdat u niet op tijd kunt voldoen aan de wijzigingen? Dan is het belangrijk dat u weet wie u moet benaderen voor vragen. Als u geen banden onderhoudt of niet op de hoogte bent van de processen van een gemeente, dan is het lastig om op tijd de juiste informatie te ontvangen.

Stap 5: zorg dat u het overzicht bewaakt

Wilt u zeker weten uw zorgorganisatie financieel gezond is en daarin een gezonde trend te zien is? Houd dan het overzicht met dashboards. Zeker bij grotere organisaties is het soms lastig om precies te weten waar fouten zijn ontstaan en te zien waar snel ingesprongen kan worden. Met een dashboard maakt u trends eenvoudig inzichtelijk en kunt u snel bijsturen als dat nodig is.

BONUSSTAP: besteed uw zorgdeclaratie uit om optimaal financieel gezond te zijn

Heeft u genoeg werk aan het bijsturen van de organisatie als het gaat om verantwoording en inkoop? Besteed uw zorgdeclaratieproces dan uit. Van contact met uw financierders en doorvoeren van wijzigingen in wet- en regelgeving tot het inrichten van dashboards: onze experts pakken alle voorgaande stappen op, zodat u uw focus kan houden op het ondersteunen van de zorgverleners.

Wilt u weten hoe we u kunnen ondersteunen? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.

‍