Verminderde capaciteit op uw zorgadministratie kan verschillende oorzaken hebben. Gepland zijn vakanties en zwangerschapsverlof. Maar hoe vangt u onverwachte veranderingen door ziekte en burn-out op. Zeker alle ontwikkelingen rondom COVID-19 lieten al duidelijk zien dat we niet alles kunnen zien aankomen. Hoe zorgt u ervoor dat u op tijd in actie komt als een nieuwe crisis uw capaciteit bedreigt.

Gevaar: alleen degene die afwezig is, kan bij de data

Het lijkt zo eenvoudig: uw administratie bijhouden in Excel. Of in een programma dat u slechts eenmalig op de computer van de administrateur zet. Of communicatie met financiers alleen in uw inbox laten staan. Maar het gevaar dreigt als u of uw collega’s tijdelijk uitvalt. Hoe staat het dan met de terugkoppeling over de afgekeurde declaraties? Welke zorg is al geleverd en welke uren staan nog open?

Oplossing: realiseer een centrale zorgdeclaratieoplossing

De businesscase voor een zorgdeclaratieoplossing is snel gemaakt, omdat op tijd indienen van volledige zorgdeclaraties direct geld oplevert. Kies voor een oplossing waarbij u vanuit één bronsysteem werkt, waarbij informatie over declaraties vanuit alle geautoriseerde accounts toegankelijk is. Kiest u ook nog voor een cloudoplossing, dan weet u zeker dat het systeem ook vanuit huis te benaderen is. Wel zo handig in tijden van corona.

Gevaar: iedereen heeft zijn eigen werkwijze

Als iedereen zijn eigen werkwijze heeft in het verzamelen, controleren en laten verantwoorden van declaraties, dan wordt dat een probleem als iemand uitvalt. Zijn of haar collega’s weten dan namelijk niet welke acties nog openstaan, welke actie de hoogste prioriteit heeft en welke acties al afgerond zijn. Het oppakken van werk van een collega wordt zo een wel erg moeizaam proces.

Oplossing: leg uw werkwijze organisatiebreed vast

Leg uw processen vast, zodat u altijd weet wat uw volgende stap is. Het is misschien even wennen, want er zal overeenstemming behaald moeten worden. Maar u maakt hiermee uw werk niet alleen efficiënter, maar ook eenvoudiger om over te pakken door een ander. Dat betekent dat als u vertrekt, ziek wordt of op vakantie gaat, altijd duidelijk is hoe uw werk opgepakt kan worden door een collega.

Gevaar: administratiedruk wordt verhoogd door wegvallen capaciteit

Of werk na een vakantie of langdurige afwezigheid wordt opgepakt, of door collega’s wordt uitgevoerd: het verhoogt altijd de administratiedruk. Natuurlijk kunt u het één en ander verhelpen door de bovenstaande oplossingen, maar houd ook in de gaten: hoeveel achterstand kan ik later verwerken of laten opvangen door collega’s? Welke risico’s zijn hieraan verbonden? Wat doe ik als de achterstand te groot is geworden?

Oplossing: tijdelijk of langdurige uitbesteden

Achterstallige zorgdeclaraties zijn laaghangend fruit: mits binnen de termijn en met de juiste informatie kunnen die altijd worden uitbetaald. Zelfs voor sommige declaraties die jaren geleden al ingediend hadden moeten worden. Dat is goed nieuws! Als u zelf niet de capaciteit heeft, dan kunt u altijd een declaratiespecialist inhuren. Zo brengen onze declaratiespecialisten uw huidige situatie in kaart en geven een verwachting van het resultaat. Met 100% garantie van declaraties die aan de gestelde eisen voldoen.

Heeft u geen tijd om u te richten op nieuwe software, nieuwe processen of het oplossen van achterstand? Omdat u zich bijvoorbeeld wilt richten op uw kerntaak; het leveren van kwalitatieve zorg? Dan kunnen onze specialisten uw volledige declaratie uit handen nemen. We bieden fullservice en tijdelijke declaratiediensten: zo kunt u zelf kiezen of u alleen tijdens de vakantie extra ondersteuning wilt of voor een langere tijd ontzorgd wilt worden.

‍