Nog altijd zie ik grote zorgorganisaties in hun administratie kampen met dezelfde problemen als tien jaar geleden. Omdat er nog teveel geleund wordt op verouderde, logge declaratiesystemen, kost het de teams veel moeite om hun declaratieproces beter op orde te krijgen of te houden. En daarnaast zie ik dat CFO’s onevenredig veel tijd kwijt zijn aan het managen van de gevolgen van die haperende debiteurenadministratie. Het gekke is dat sommigen dit ‘normaal’ zijn gaan vinden, terwijl dat in mijn ogen niet normaal is of hoeft te zijn. Uit ervaring met debiteurenbeheer in andere sectoren weet ik dat het anders kan. En dan vooral slimmer.

In de kern aanpakken

Als zorgorganisaties veel tijd kwijt zijn met het snel en juist declareren van de uitgevoerde werkzaamheden, gaat dat een-op-een ten koste van het verbeteren van het zorgproces. Zo vinden sommigen het nog altijd normaal dat de registratiesoftware (ECD / EPD) niet goed aansluit op de wensen voor financiële verantwoording en bij de wensen voor de ondersteuning van het primaire zorgproces.

Dat moet je dus in de kern aanpakken. Met een optimaal werkend declaratieproces ben jij als CFO beter in control en kom je er sneller achter waar de organisatie geld lekt. En dan heeft de rest van de organisatie meer ruimte om tijd en geld te besteden aan projecten die ook belangrijk zijn om het zorgproces te verbeteren, zoals het versterken van de HR-strategie in de toch al krappe arbeidsmarkt.

Je huiswerk op orde hebben

In het declaratieproces heb je veel te maken met de financierders, zoals gemeenten en verzekeraars. Alle informatie die je als zorgorganisatie dient op te leveren om je werkzaamheden te kunnen verantwoorden komt vanuit verschillende bronnen, die ook vaak nog eens allemaal hun eigen werkwijze hanteren. Die informatie verzamelen, bundelen, koppelen en omzetten in een duidelijk overzicht kost, als je het niet slim inricht, zeeën van tijd.

Je systeem veilig en up-to-date

In een werkveld waarin de regelgeving regelmatig wijzigt, is het een complexe zaak om je administratieplatform altijd up-to-date te hebben. Kan jouw ICT-leverancier dat garanderen en integreert het systeem veilig met alle nieuwe wensen in de keten? Er is niets zo vervelend als een relatie onderhouden met financiers als je het intern niet volledig op orde hebt. Daarom is het zo belangrijk dat je administratie eenduidig en correct functioneert. Die declaratie krijg je dan vanzelf in no-time op orde. Met het risico in herhaling te treden: in andere sectoren gebeurt dit al jaren, dus waarom niet in de zorg?

Beter worden door slim te investeren

Bij ons thuis aan de koelkast hangt al enkele jaren een artikel uit het Financieel Dagblad met de kop: ‘30% van budget voor jeugdzorg gaat op aan coördinatiekosten’. Elke ochtend zie ik dat artikel voordat ik aan het werk ga. Het motiveert mij om aan te pakken wat we in al die jaren als ‘normaal’ hebben geaccepteerd. Omdat ik weet dat dat percentage flink lager kan.

Dat begint bij een transparante verantwoording van de geleverde zorg en heldere inzichten hoe de kosten zijn opgebouwd. Een goede registratie van de werkzaamheden en een optimaal declaratieproces – van contract tot cash – zijn daarbij niet alleen randvoorwaardelijk voor een juiste verantwoording. Het is ook een kans om zorgtaken en zorgprocessen slimmer aan te pakken.

Ik hoop dan ook dat we één ding kunnen afspreken voor de komende tien jaar: dat we ons geld ‘smart’ gaan investeren en daarmee op een betere manier de zorg gaan leveren waar we zo enthousiast over zijn. Uiteindelijk worden we daar allemaal beter van.

Meer weten?

Zou je graag meer willen weten over hoe je de stap kunt maken naar smart debiteurenbeheer en betere grip kunt krijgen op het declaratieproces, van contract tot cash? Neem contact met mij op via b.vannieuwkerk@care-expert.nl!

‍