Referentie: TalenTonen

Het zorgdeclaratieproces dat TalenTonen hanteerde, was tijdrovend en foutgevoelig. Joni Sabandar, officemanager en administratief medewerker bij de organisatie: ‘We verzamelden handmatig alle informatie in een Excel en wikkelden dan per gemeente de zorgdeclaratie af. Nu hebben we het proces overgedragen aan Care Expert. Plus: ze hebben veel afgekeurde declaraties alsnog hersteld. Dat leverde ons een mooi bedrag op.’

TalenTonen biedt grotendeels ambulante hulpverlening aan vluchtelingen en mensen met een migratieachtergrond volgens de Jeugdwet en de Wmo. Joni Sabandar vertelt: ‘Gemeenten komen naar ons omdat ze tegen taal- en cultuurbarrières aanlopen. Ze vinden het lastig om hulp te bieden binnen het referentiekader van de allochtone deelnemers. Onze zorgprofessionals bieden hulp vanuit dezelfde cultuur en achtergrond als de deelnemer waardoor de hulpvraag duidelijk wordt en er gericht aan doelen wordt gewerkt. Zo helpen ze onze cliënten om zelfredzaam te zijn en deel te kunnen nemen aan onze samenleving.’

Handmatig declaratieproces

Sabandar is officemanager en administratief medewerker bij TalenTonen. In haar rol was ze sinds mei 2021 medeverantwoordelijk voor de zorgdeclaratie. ‘We deden de facturatie helemaal zelfstandig. Als begeleiders hun uren hadden geschreven, dan koppelden we die informatie aan cliënten om te controleren of de administratie klopte. Dat deden we in Excel. Daarna handelden we de zorgdeclaratie per gemeente af.’

Het proces was tijdrovend en foutgevoelig. ‘Declaraties werden afgekeurd omdat de tijd was overschreden, we een verkeerd tarief hanteerden of er nog geen toewijzing was binnengekomen’, vertelt Sabandar. Afgekeurde declaraties vanuit het verleden bleken nooit te zijn opgepakt. Door gebrek aan tijd en kennis werd dit op de lange baan geschoven aangezien het lopende proces genoeg tijd in beslag nam. Daarom werd zomer 2021 gezocht naar een oplossing voor deze uitdaging.

Mextra gekoppeld aan Care2Declare

Ze besloten om hun lopende zorgdeclaratieproces uit te besteden aan Care Expert. ‘We doen nu alleen nog de controle en dat scheelt dus heel veel werk. Dat is heel fijn’, vertelt Sabandar. Om zorgdeclaratie soepel te laten verlopen en handmatig werk te voorkomen, is Mextra, het ECD dat TalenTonen gebruikt, gekoppeld met Care2Declare, het zorgdeclaratiesysteem van Care Expert.

‘Ik zag altijd dat die optie tot koppeling er was, maar ik deed er niets mee. Voor de synchronisatie van de systemen is gekeken of alle informatie in ons ECD nog klopte. Er bleken namelijk wat cliënten in zorg te staan, waarvan het traject al was afgesloten. Door deze inactieve cliënten eruit te filteren, was het kostentechnisch ook gunstiger voor ons, dus dat was direct mooi meegenomen.’

Alleen nog de controle

Sabandar doet wekelijks de controle van de geschreven uren in Mextra. Daarna zet ze die door naar Care2Declare. De vaste Care Expert-declaratiespecialist van TalenTonen bereidt met die gegevens de zorgdeclaratie voor en zet ze vervolgens voor controle door naar Sabandar. ‘Wij doen nu alleen de controle, zij doen de rest. Ze kunnen zelfs het contact met de gemeente overnemen als dat nodig is.’

Care Expert heeft ook achterstallige zorgdeclaraties opgepakt, vertelt Sabandar. ‘Alle afgekeurde declaraties en openstaande geleverde uren zijn door Care Expert nagelopen. Daarna kregen we ter controle een overzicht wat nog te declareren valt en te herstellen is. Vervolgens hebben zij die openstaande zorgdeclaraties alsnog opgepakt en daardoor krijgen wij nog een flink bedrag terug. Dat is heel fijn.’

Volste vertrouwen in Care Expert

‘Door de manier waarop ze ons ondersteunen en op de hoogte houden van de vorderingen, heb ik het volste vertrouwen in Care Expert. Ik maak me geen enkele zorgen over het proces. Ze laten ons ook weten als ze zich afvragen of data wel klopt. In een bepaalde periode hadden we bijvoorbeeld minder uren geschreven door ziekte en uitval. Ze belden ons of het wel klopte. Dat ze daarop letten en daar navraag over doen, geeft ons een goed gevoel.’

Wilt u ook ontzorgd worden en achterstand laten wegwerken door ons? Neem contact op en we bespreken graag met u hoe we u het beste kunnen helpen!