Attenza biedt palliatieve, terminale thuiszorg. Dat betekent dat patiënten thuis kunnen overlijden en daar omheen alle zorg krijgen die ze nodig hebben. Ze zorgen ervoor dat de patiënt zijn laatste weken van zijn of haar leven thuis comfortabel kan doorbrengen. En dat moet voor iedereen binnen handbereik zijn, ongeacht draagkracht, zo staat in hun missie beschreven. Daarom is de zorg volledig gefinancierd vanuit de Zorgverzekeringswet.

De debiteuren zijn vaak de nabestaanden

Overigens heeft Attenza niet met alle verzekeraars een contract. Dat betekent dat een deel van de zorg die vanuit de Zorgverzekeringswet wordt gefinancierd ongecontracteerd is. Daarom wordt een deel van de facturen naar de nabestaanden van patiënten gestuurd. Het gefinancierd krijgen van de geleverde zorg is daarom een gevoelige zaak: de debiteuren hebben veel meer aan hun hoofd dan het betalen van de rekening aan Attenza.

‘Nabestaanden zijn logischerwijs heel emotioneel. Er zijn geen financiële consequenties verbonden aan de geleverde zorg. Wel komt er een kleine administratieve last bij kijken om de factuur via de verzekeraar betaald te krijgen en dat leidt mogelijk tot verwarring’, vertelt Dheeradj Mangroe, Business Control en HR bij Attenza. ‘De organisatie maakt gebruik van de diensten van Care Expert op het gebied van debiteurenbeheer en zorgadministratie. Care expert heeft daar veel ervaring in en de benodigde applicaties in eigen beheer, zoals Care2Declare en Payt.’

Koppeling Twinfield en Payt

‘Ons boekhoudsysteem Twinfield is gekoppeld aan Payt, het klantbeheersysteem dat Care Expert gebruikt voor debiteurenbeheer. Wij versturen elke twee weken de facturen en zij lezen in Payt uit welke klanten opgevolgd moeten worden. Care Expert pakt de herinneringen direct op en neemt contact op met de klant om te vragen of ze al een reactie hebben van de zorgverzekeraar en of ze hulp nodig hebben. Ondanks dat er een uitgebreide beschrijving meegeleverd wordt hoe de factuur in te dienen bij de verzekeraar.’

Volledig zicht op de communicatie

In Payt kan Mangroe trouwens ook lezen hoe het contact met de debiteuren verloopt. ‘Elke keer als Care Expert belt of spreekt met een debiteur, dan loggen ze dat in het systeem. Maar ook de acties die ik kan doen staan erin. Daar log ik natuurlijk ook mijn voortgang.’ Maar niet alleen het systeem bevalt Mangroe, de hele dienstverlening verloopt goed: ‘Er zijn korte lijnen, er wordt nauwkeurig gewerkt. Ik ben heel tevreden over de samenwerking.’

Het resultaat is een nog betere cashflow, aldus Mangroe: ‘Ongecontracteerde zorg wordt nu binnen 21 dagen betaald nadat we de facturen hebben verzonden. Voorheen duurde dat langer. Maar ook hebben we veel meer overzicht over de debiteuren. We weten precies waar een debiteur in het proces staat en wie welke actie nog moet uitvoeren. Dat is heel fijn voor mijn overzicht.’

Zorgdeclaratie ook opgepakt door Care Expert

Ook zorgdeclaratie wordt opgepakt door Care Expert. Attenza registreert verzorging en verpleging in een eigen ontwikkelde app. Die wordt gedeeld met Care Expert die het verwerkt in Care2Declare, het zorgdeclaratiesysteem van Care Expert. ‘De prestaties worden omgezet in tijdseenheden van vijf minuten en omgezet in een declaratie. Na controle sturen zij het door naar de verzekeraars waarmee wij een contract hebben.’

Het handmatige overzetten van de informatie wordt overigens binnenkort geautomatiseerd door een koppeling tussen de Attenza app en Care2Declare. ‘Zij denken goed mee over de koppeling en hoe de informatie goed doorgezet kan worden. De koppeling moet halverwege dit jaar gerealiseerd zijn en dat levert ons uiteindelijk veel tijdswinst op. Ook worden er minder fouten gemaakt door het automatische proces.’

Betere zicht op de financiën

Er zijn al heel wat winsten behaald door de samenwerking met Care Expert. ‘Met de analysefunctionaliteiten van Care2Declare zijn de medewerkers in staat om draaitabellen te maken van de gegevens. Er kan ingezoomd worden op alle niveaus van de verkregen informatie uit de draaitabellen. Dit biedt onder andere veel voordelen bij het aanleveren van vraagstukken vanuit het account tijdens de jaarlijkse controle en managementrapportages naar de directie van Attenza’, aldus Mangroe.

Wilt u ook uw cashflow verbeteren en beter contact met uw debiteuren? Neem contact op en we bespreken graag met u hoe we u kunnen ondersteunen.