Zorgorganisatie Avondlicht biedt intramurale zorg in West-Betuwe. Elke locatie van de organisatie focust zich op hun eigen groep cliënten, zoals mensen met een somatische aandoening en een locatie voor mensen met dementie. Ook worden cliënten uit het eerstelijnsverblijf uit het ziekenhuis opgevangen voordat ze definitief komen wonen bij Avondlicht of weer naar huis gaan.

Het is geen eenrichtingsverkeer

Al voordat dat Dikkie van Zetten werd aangesteld als directeur bestuurder bij Avondlicht op 1 maart 2020, besteedt de organisatie hun zorgdeclaratie uit bij Care Expert. Over de keuze voor Care Expert kan ze dus weinig zeggen, maar ze is blij dat die stap destijds gemaakt is. ‘Wat ik heel prettig vind, is dat het geen eenrichtingsverkeer is. En het contact dat we hebben is heel prettig, dat hoor ik ook terug van onze teamleiders.’

Care Expert pakt het zorgdeclaratieproces natuurlijk grotendeels op, maar er zijn enkele controles en handelingen waarvoor Avondlicht verantwoordelijk is. Teamleiders hebben bijvoorbeeld contact met ons als een indicatie is binnengekomen en een cliënt bij Avondlicht komt wonen. Ook krijgt de financiële medewerker eens per maand een mailtje dat de zorgdeclaraties klaar staan voor controle.

Avondlicht houdt de vinger aan de pols

Voor de controle wordt gekeken naar de geleverde zorg, de zorg die gedeclareerd kan worden en daadwerkelijke vergoeding. Als daar een mismatch tussen is, dan toont onze declaratiespecialist aan waar dat aan ligt, wat hij heeft gedaan om het op te lossen of welke acties bij Avondlicht liggen. Om overzicht te houden over de voortgang, heeft ook Van Zetten eens per kwartaal overleg met Care Expert over de managementrapportage.

Wat Van Zetten vooral waardeert is dat Care Expert meedenkt over uitdagingen waar Avondlicht tegenaan loopt. ‘We werken bijvoorbeeld nog niet zo lang met ons huidige ECD SDB. De integratie met Care2Declare, het declaratiepakket van Care Expert, leverde alleen complicaties op. Vooral door de hoge inspanning van Care Expert zijn deze problemen opgelost. Nu loopt het hartstikke goed.’

Open en transparant

Maar ook in de lopende zaken denkt Care Expert mee, vertelt Van Zetten: ‘Als ze merken dat ze regelmatig informatie missen, dan gaan ze daar achteraan. Of ze nemen contact met mij met de vraag of ze een keer extra uitleg kunnen komen geven. Ook bij nieuwe ontwikkelingen kan ik het voorleggen en dan zijn ze heel open transparant of ze daar wel of niet iets mee kunnen. Bijvoorbeeld het omzetplafond waar we regelmatig tegenaan liepen.’

‘We gingen regelmatig door ons budgetplafond heen. Daardoor moesten we veel moeite doen om de geleverde zorg alsnog vergoed te krijgen. Dus ik vroeg aan Care Expert of het systeem niet kon aangeven als we 50 of 75 procent van het budget gebruikt hebben. Het bleek te realiseren en nu krijgen we een signaal hoeveel van het budget we hebben gebruikt. Zo kunnen we op tijd met de zorgverzekeraar om tafel om het plafond te verhogen.’

Accountant is eveneens tevreden

Sinds vorig jaar heeft Avondlicht ook de accountantmodule afgenomen. Zo haalt de accountant eenvoudig uit ons zorgdeclaratiesysteem Care2Declare alle informatie die hij nodig heeft om de jaarrekeningen op te stellen. ‘Onze accountant is heel tevreden. Het scheelt hem heel veel tijd, omdat hij nu niet uit allerlei verschillende systemen informatie moet halen. Hij kan nu zelf bij de gegevens kan die hij nodig heeft’, aldus Van Zetten.

Het concrete resultaat voor Avondlicht is grip op zorgdeclaratie. Niet alleen in de gedeclareerde zorg, maar ook hoe dicht de organisatie bij hun budgetplafond is én welke acties nog gedaan moeten worden om alle zorg gedeclareerd te krijgen. ‘Het draagt bij aan de zekerheid dat alle zorg wordt gedeclareerd en als het misgaat, dan ligt dat bij ons. Maar zelfs dan doen jullie alles om ervoor te zorgen dat de zorg alsnog gedeclareerd wordt.’

Wilt u ook een partner die met u meedenkt over uw zorgdeclaratie en de bijbehorende processen?