Doorpakkers is een zorgorganisatie die ambulante begeleiding en beschermd wonen bieden. De doelgroep is voor tachtig procent een forensische doelgroep. Dat betekent dat zorg wordt gegeven bij een psychische stoornis, een verstandelijke beperking of een verslaving. Daarbij zijn het mensen die met justitie in aanraking zijn gekomen, bijvoorbeeld een straf uitzitten of hulp als voorwaarde bij hun straf moeten krijgen.

Een doelgroep tussen wal en schip

‘Het is een complexe doelgroep die vaak tussen wal en schip valt. Het zijn cliënten die nergens anders terecht kunnen. Wij vinden dat iedereen nog een kans verdient en dat krijgen ze bij ons. Daarom zijn we ook gestart met Doorpakkers om echt het verschil te kunnen maken met dit specialisme’, vertelt Ton Verlinden, directeur bij Doorpakkers. Hij heeft 5,5 jaar geleden de zorgorganisatie samen met een compagnon opgezet.

Ondanks dat het allemaal mensen zijn die in aanraking zijn geweest met justitie, is het best een brede doelgroep. ‘Ze lopen allemaal vast in de moeilijke systeemwereld die we hebben gecreëerd en vallen zo buiten de maatschappij. Bijvoorbeeld: iemand met een verstandelijke beperking heeft moeite met lezen van moeilijke woorden en omdat veel gedigitaliseerd is, kan hij niet meer met zo’n brief naar een balie. Dat maakt het niet makkelijker voor hem.

De aandacht die Doorpakkers heeft voor hun doelgroep heeft ervoor gezorgd dat de organisatie de afgelopen jaren behoorlijk is gegroeid. Door die groei worden de administratieve processen ook complexer, vertelt Verlinden. ‘We zijn begonnen met z’n tweeën, dan is declareren nog heel eenvoudig. Maar door de groei wordt ook het declareren ingewikkelder en hebben we bijvoorbeeld veel meer te maken met uitzonderingen.’

Waarom Doorpakkers koos voor Care Expert

Verlinden kwam in aanraking met de dienstverlening van Care Expert dankzij het ECD dat ze gebruiken. ‘Wij gebruiken Mextra dat al een automatische koppeling heeft met Care2Declare, jullie declaratieplatform. Eerst typten we nog alles handmatig over, maar de overstap naar Care2Declare bracht ook aan het licht dat het declareren, ook dankzij onze groei, voor onze administratief medewerker te veel werd.’

Omdat het voor een nog relatief kleine organisatie zoals Doorpakkers lastig en vaak te duur is om zelf declaratiespecialisten aan te nemen, ging Verlinden op zoek naar een alternatief. Dat vonden ze in de dienstverlening van Care Expert die honderd procent op tijd en correct ingediende declaraties garandeert. ‘Wij willen ons ook gewoon focussen op onze cliënten, minder op de administratieprocessen die volgen op die trajecten.’

Hoe Doorpakkers de dienstverlening ervaart

Doorpakkers heeft bij Care Expert één vaste contactpersoon en daar is Verlinden erg over te spreken. ‘Maar daarnaast is de dienstverlening van Care Expert schaalbaar. Dat betekent dat als wij groeien, dat we niet ineens meer mensen hoeven aan te nemen op de administratie. Ik hoef me ook niet bezig te houden met ziekteverzuim of vakanties, dat regelt Care Expert natuurlijk. Zo kan ik me focussen op de inhoud en de groei van onze organisatie.’

‘Het is niet alleen de dienstverlening’, vertelt Verlinden. ‘Wat ons echt aanspreekt is al het extra’s dat ze doen. Ze ontlasten ons door aan tafel te gaan met financiers en andere partijen als er nieuwe ontwikkelingen zijn, zoals met het digitaal berichtenverkeer. Maar ook de webinars die ze bieden zijn interessant. Zo volgde ik het webinar dat ze in samenwerking met KPMG gaven over de jaarafsluiting.’

Vooruit plannen en begroten

Naast de maandelijkse zorgdeclaratie biedt Care Expert ook inzicht in de gang van zaken. ‘Elke maand ontvangen we een declaratiemonitor, zodat we kunnen controleren of alles klopt. Maar we ontvangen ook managementrapportages, waardoor we veel beter kunnen sturen op de omzet en begroting. Daardoor kan je ook sturen op de verwachte omzet. Dan hoeven we niet achteraf bij te sturen als het leed al geleden is.’

Overigens worden de bijeenkomsten over de kwartaalrapportages weleens afgezegd door Verlinden: ‘Omdat we korte lijnen hebben, hebben we regelmatig contact en bespreken we dan de ontwikkelingen. Onze vaste contactpersoon Arjan denkt ook mee en vraagt regelmatig: heb je hieraan gedacht? Of: hoe loopt dit? Door het persoonlijke contact neem je sneller contact op en dat is heel prettig samenwerken.’

‘Ik merk ook dat de accountantscontrole veel soepeler verloopt en korter duurt. Veel collega-instellingen hebben hier veel moeite mee, maar deels door Care2Declare is het afgelopen jaar zo inzichtelijk’, vertelt Verlinden. Ook heeft hij het idee dat doordat Care Expert meer organisaties ondersteunt in de forensische zorg dat we sterker staan bij bijvoorbeeld onderhandelingen. ‘Daardoor denk ik dat we gelijkwaardig aan tafel zitten bij de financier.’

Het resultaat van uitbesteden bij Care Expert

Het resultaat? ‘Natuurlijk worden declaraties honderd procent op tijd en correct gedeclareerd. Maar er is ook meer zicht op alsnog iets ontbreekt, bijvoorbeeld als een indicatie nog niet binnen is. Dat is echt concrete winst, want als een indicatie niet op tijd binnen is, dan kost dat je omzet. Ook hoeven we ons niet meer bezig te houden met wijzigingen. Al met al is onze financiële gezondheid er echt op vooruit gegaan.’

In de toekomst verandert er weinig, denkt Verlinden. ‘Wij gaan natuurlijk groeien, dus ze zullen meer met ons bezig zijn. Dus in die zin wordt de samenwerking uitgebreid, maar voor ons blijft alles hetzelfde. Dat is de luxe. Het wordt gewoon geregeld. Soms lijkt dat heel vanzelfsprekend, maar we weten hoe het eerder was en dan weet je wat voor verschil Care Expert maakt.’

Wilt u zich ook geen zorgen hoeven maken over uw administratie als u groeit en zorg verleent aan uw cliënten? Maak een vrijblijvende afspraak.