‘In het begin verstuurden we onze facturen via Pluryn, een grote zorgorganisatie,’ vertelt Echargui. ‘Na 1 of 2 jaar vroeg het zorgkantoor of dit rechtstreeks via DZN kon. Ik besefte meteen: goed declareren is een heet hangijzer. Dat moet gewoon goed geregeld zijn. We zochten een betrouwbare partij die niet alleen het softwaresysteem zou leveren, maar ons ook het werk aan de achterkant uit handen zou nemen. Dat werd Care Expert.’

Taboe
Saïd Echargui startte 10 jaar geleden met DZN. Daarvoor werkte hij 12 jaar bij grote zorgorganisaties, waaronder Pluryn. In een grootschalige instelling als Pluryn wonen mensen met veelsoortige beperkingen. Echargui merkte dat bij jongvolwassenen met een licht-verstandelijke beperking een taboe bestaat om zich aan te melden bij dit soort grote instellingen. ‘De groep die wij begeleiden, wordt vaak overschat. Ze hebben beperkingen die je aan de buitenkant niet ziet. Je ziet niet meteen dat zij moeite hebben zich staande te houden in onze complexe maatschappij. Zelf boodschappen doen, zelf je financiën beheren of een simpele brief van de gemeente begrijpen, is vaak te veel gevraagd. Soms schort het ook aan zelfinzicht. Ze bekijken zichzelf met een stoere blik: met mij is niets aan de hand.’

‘Ons doel is deze jongeren op het rechte spoor te houden. Meestal lukt dat.’

Cultuursensitief
DZN noemt de begeleiding die ze bieden ‘cultuursensitief’. Ze hebben de kennis in huis om mensen vanuit diverse culturele achtergronden op maat te begeleiden. Dat doen ze op 2 locaties: Next (20 woonplekken in een woonwijk) en Connect (40 woonplekken in een voormalig klooster). Belangrijk is ook de opvang van licht-beperkte jongvolwassenen die opgroeien in de straatcultuur. Criminelen spannen hen graag voor hun karretje. Echargui: ‘Ons doel is deze jongeren op het rechte spoor te houden. Meestal lukt dat.’

Care Expert zorgt voor continuïteit
DZN zocht voor de declaraties een organisatie die én een goed softwaresysteem levert én het werk achter de schermen doet. Echargui: ‘Wij willen continuïteit. De mensen van Care Expert kennen de zorgwereld en houden hun kennis up-to-date. Ze staan in contact met alle instanties die bij de zorgdeclaraties betrokken zijn, zoals het zorgkantoor en de gemeente. Bovendien doen ze extra controles en vragen ze soms: klopt dit wel? Bijvoorbeeld als bij een vervoerdeclaratie per abuis de heen- én terugweg ingediend wordt, terwijl het systeem heen en terug als 1 declaratie ziet. Ook hebben we regelmatig onderhoudsgesprekken met onze vaste contactpersoon van Care Expert. We evalueren dan hoe het gaat en wat de jaarcijfers zijn. De juistheid van onze declaraties is nagenoeg 100 procent. Dat is fijn, want het zorgkantoor geeft je een bounce als je te vaak een foute declaratie indient. Dat wil je niet. Zorggeld is belastinggeld, daar moet je verantwoord mee omgaan. Bovendien kost het tijd om die fouten te herstellen.’

‘De juistheid van onze declaraties  
is nagenoeg 100 procent.’

Care2Declare geïntegreerd met Mextra
Het declaratiesysteem van Care Expert heet Care2Declare en is geïntegreerd met Mextra, het elektronisch cliëntendossier van DZN. Informatie die DZN in Mextra invoert, kunnen de servicemensen van Care Expert probleemloos oproepen in hun eigen systeem. Bijvoorbeeld als DZN een nieuwe cliënt ontvangt of een cliënt enkele weken met vakantie gaat. Echargui: ‘Als een nieuwe cliënt bij ons komt wonen, voeren we bijvoorbeeld de naam in en de datum dat het ingaat. De nieuwe cliënt komt in het declaratiesysteem en Care Expert neemt zo nodig contact op met instanties. Daar hebben wij geen omkijken meer naar. Dat werkt heel prettig.’

Zelf doen? Onbegonnen werk
Echargui is duidelijk: hij wil gewoon zeker weten dat hij met zijn zorgorganisatie de declaratieregels volgt. Zelf doen? ‘Onbegonnen werk,’ zegt hij. ‘De declaratievoorschriften binnen de Wlz en Wmo zijn complex en de wet- en regelgeving verandert voortdurend. Ik schat in dat het declaratiewerk bij ons ongeveer 8 uur per week in beslag zou nemen. Maar waar vind ik een medewerker met kennis van zaken die een dag per week wil komen werken? Wat als zo’n medewerker afwezig is door ziekte, vakantie of zwangerschapsverlof? En: hoe zou ik mijn eventuele medewerker moeten controleren als ik zelf onvoldoende kennis van de materie heb? Ook ben ik als bestuurder blij met de managementinformatie die ik via Care Expert en de onderhoudsgesprekken krijg.’

‘Waar vind ik een medewerker met kennis van zaken die een dag per week wil komen werken? Wat als zo’n medewerker afwezig is?’

Pakket Compleet
Care Expert biedt drie pakketten met een oplopend dienstenniveau: Compact, Comfort en Compleet. DZN neem de Compleet dienstverlening af. ‘Gezien de grootte van onze organisatie past dit pakket ons het best. De software is gebruiksvriendelijk en berekend op groei. We zijn nu bezig met een aanbesteding vanuit de Jeugdwet, maar ook dat doet Care Expert al. Dus ook daar gaat Care Expert moeiteloos in mee. Aan collega-zorginstellingen zou ik willen zeggen: bespaar je de tijd en moeite om het allemaal zelf uit te zoeken. Besteed de declaraties uit aan een organisatie die weet hoe ze met dit bijltje moet hakken. Dat levert jou kostbare tijd en energie op. Tijd en energie die jíj dan weer kunt besteden aan de zorg. Care Expert levert gewoon goed werk, minder mooi kan ik het niet maken!’  

‘Aan collega-zorginstellingen zou ik zeggen: bespaar je de tijd en moeite om het allemaal  
zelf uit te zoeken.’