Buurthuis van de toekomst

De zorgorganisatie zoekt juist de breedte op om cliënten te ondersteunen in de beweging ‘zelf als het kan, thuis als het kan, digitaal als het kan’. Booij: “Daarom willen wij het buurthuis van de toekomst zijn, waar je bijvoorbeeld luncht of vrijwilligerswerk doet.”

De basis op orde

Toen Booij als bestuurder startte bij Huize Rosa, heeft ze kritisch naar alle leveranciers gekeken, waaronder Care Expert. “Omdat we een compacte organisatie zijn, wil ik de basis op orde hebben. Zoals bijvoorbeeld de cliëntadministratie, de salarissen en het ECD. Ik heb onze medewerkers gevraagd of ze tevreden waren over de samenwerkingen. Daar moesten we het nodige in aanpassen. Voor Care Expert gold dat niet.”

Het declaratieproces mag nooit stilliggen

Booij dacht er niet aan om zorgdeclaratie in huis te halen en zelf iemand aan te stellen, vertelt ze. “Eén is géén, want als iemand ziek wordt of vrij is, dan kan er op die dagen niets gedaan worden. Het declaratieproces is een te primair proces dat nooit stil mag liggen en waarop geen grote foutmarge toelaatbaar is. Als er bij Care Expert iemand ziek of met vakantie is, dan neemt een collega het over die ook alle kennis heeft om de declaraties goed te verwerken.”
Care Expert verzorgt voor Huize Rosa de volledige zorgdeclaratie. Op basis van de informatie uit het ECD wordt de declaratie door Care Expert opgesteld. Ine Duijghuisen, de controller van Huize Rosa, controleert en geeft akkoord. Duijghuizen heeft elke kwartaal een managementoverleg met Care Expert over de cijfers en verbeterpunten. Daarnaast bespreekt Booij jaarlijks de voortgang en verbeterpunten met Care Expert.

Signaleringen en managementrapportages

Booij: “De managementrapportages helpen om ons zorgbudget goed te besteden. Voor wijkzorg werken we bijvoorbeeld met verschillende verzekeraars. Het is fijn dat we een seintje krijgen als het plafond van ons budget in zicht is. Dan kunnen we daarmee op tijd aan de slag en zaken bijsturen.” Onder meer door zo’n signalering hoeft Booij zich geen zorgen te maken over de zorgdeclaratie van Huize Rosa. “Ik voel me echt ontzorgd. Het declaratieproces vraagt zo geen onderhoud van mij.”
Booij ziet meerwaarde in de kennis die Care Expert heeft van de wet- en regelgeving in de zorg en waardeert de samenwerking. “Ik vind Care Expert een samenwerkingspartner die goed met ons meedenkt. Zo was er bijvoorbeeld een wisseling van de wacht in onze wijkverpleging en de processen bleken niet voor iedereen even logisch. Uit de maandelijkse controle van de declaraties kwam naar voren dat er informatie ontbrak.”

“Daarna kunnen wij weer beslissingen nemen over wie welke informatie verzamelt, wat we automatiseren en hoe we dat vastleggen in een proces.”

Scholing door Care Expert

Booij vervolgt: “Het was ons niet duidelijk wie wat moest doen en aanleveren. En welke indicatie bij welke zorgvraag hoort en welke informatie nodig is om declaraties goed af te handelen. Daarom volgen we een workshop bij Care Expert.” Oftewel een ‘scholing’, zoals Care Expert dat noemt. Ze gaat verder: “Daarna kunnen wij weer beslissingen nemen over wie welke informatie verzamelt, wat we automatiseren en hoe we dat vastleggen in een proces.”

Kennis van de spelregels

“Nu ik drie jaar op mijn positie zit, ervaar ik nog steeds de toegevoegde waarde van Care Expert. Het is een club die echt verstand van zaken heeft. Neem bijvoorbeeld de verpleeghuiszorg. Daar zitten veel spelregels achter die je moet kennen. Wat is bijvoorbeeld het verschil tussen een zes of acht ZZP-indicatie? Dat is wel 3.500 euro. Als je daar niet scherp op bent, dan zeg je eigenlijk: nee, sorry, ik heb geen tijd voor mijn salaris.”

Aanscherpen van processen

Komend jaar gaat Booij aan de slag met het aanscherpen van alle processen in de organisatie. Booij besluit: “Als je zorg levert, is het óók belangrijk om scherp te zijn op de administratie. Zo voorkomen we dat we duizenden euro’s laten liggen. Dat kunnen we ons niet veroorloven. En eerlijk gezegd, ik denk dat geen enkele zorgorganisatie dat kan.”