Als zorginstelling wil je excellente zorg bieden. Daarop ligt de focus. Maar iedereen snapt dat die geleverde zorg ook gedeclareerd en betaald moet worden. Als dit niet goed geregeld is, kan dit direct invloed hebben op de bedrijfsvoering en daarmee op de zorg.
‘Voor mensen in Twente die de aansluiting bij de maatschappij zijn kwijtgeraakt of dreigen kwijt te raken, is de opvang en begeleiding van Humanitas Onder Dak essentieel,’ zegt financieel en administratief medewerker Samantha Gossner. ‘Dat kunnen we alleen doen als we het geld binnenkrijgen voor de diensten die we leveren. We werken hiervoor al jaren met Care2Declare, de declaratiesoftware van Care Expert.’

Ander vak
Voor een vlekkeloze declaratie van de geleverde zorg is een goed softwaresysteem nodig. Maar met alleen een softwaresysteem ben je er niet. Het is fijn als daar een bedrijf achter zit die de software up-to-date houdt, kennis heeft van wet- en regelgeving en experts beschikbaar heeft om bij te springen als dit nodig is. Bijvoorbeeld als op de afdeling die de declaraties verzorgt, onverwacht iemand uitvalt, door zwangerschap of ziekte. De declaraties mogen immers niet stil komen te liggen? Het is voor een zorgorganisatie als Humanitas Onder Dak dus essentieel dat het declareren van de zorg goed geregeld is.

‘Het is fijn als achter de software een bedrijf zit dat de software up-to-date houdt, kennis heeft van wet- en regelgeving en experts beschikbaar heeft om bij te springen.’

Expert gedetacheerd
Op een bepaald moment had Humanitas Onder Dak behoefte aan extra ondersteuning van Care Expert. Na overleg met Care Expert werd besloten niet alleen directe ondersteuning te bieden, maar ook de continuïteit structureel te versterken. ‘Vier maanden lang werd elke donderdag een expert van Care Expert gedetacheerd,’ vertelt Gossner. ‘Deze Jonathan Kanis wist alle ins en outs van het declaratiesysteem en zorgde er in de acute fase voor dat alle declaraties de deur uitgingen. Ook heeft hij mij en mijn collega opgeleid in het systeem. Dat leverde geen problemen op: Care2Declare is gebruiksvriendelijk. Na een paar dagen wisten we hoe het werkt. Meer mensen binnen Humanitas Onder Dak kunnen nu werken met het systeem. Ik vind dat we hiermee professioneel sterker staan.’

Systeem inrichten
Samantha Gossner is ook thuis in Myneva, het Elektronisch Cliëntensysteem (EDS) dat Humanitas Onder Dak gebruikt. Als applicatiebeheerder houdt ze de data in dit cliëntenvolgsysteem actueel. Dit systeem is gekoppeld aan Care2Declare. Ze vindt het leuk om dit systeem zo in te richten dat het voor medewerkers van Humanitas Onder Dak optimaal werkt. Ze kreeg ook steeds meer lol in de mogelijkheden die zo’n systeem biedt, bijvoorbeeld hoe je de data overzichtelijk kan presenteren en kunt gebruiken om het beleid te sturen.

Drie pakketten
Care Expert biedt drie pakketten aan: Compact, Comfort en Compleet. Bij het pakket Compact gebruikt de instelling Care2Declare, maar zorgt zij zelf voor de declaraties. Bij vragen kan de instelling terugvallen op de helpdesk. Bij het pakket Comfort helpt een servicespecialist van Care Expert voor extra inhoudelijke ondersteuning, managementinformatie en rapportages. Bij het pakket Compleet neemt Care Expert het hele declaratieproces uit handen. Gossner: ‘Wij willen het graag zelf blijven doen, dus wij hebben gekozen voor het pakket Compact. Het is fijn om gebruik te kunnen maken van de kennis en diensten van Care Expert. Zo analyseerde Jonathan Kanis onze declaratieprocessen. Een andere medewerker van Care Expert liet ons zien welke mogelijkheden de tool Power BI van Microsoft biedt om data vanuit Excel-bestanden in een overzichtelijk dashboard te presenteren.’

‘Een expert van Care Expert analyseerde onze declaratieprocessen, een andere medewerker liet ons zien welke mogelijkheden de tool Power BI heeft.’

Dashboard
Een keuze zou kunnen zijn om over te stappen op het pakket Comfort, maar Samantha Gossner wil zelf ook graag de data uit Care2Declare en Myneva kunnen verwerken in een overzichtelijk dashboard. Daarom is ze gestart met de opleiding Power BI. ‘Humanitas Onder Dak graag een overzichtelijk dashboard met tabellen en grafieken en bijvoorbeeld een melding als de indicatie van een cliënt verloopt. Dat werkt prettig en geeft belangrijkemanagementinformatie. Het kan bijvoorbeeld helpen om geen geld te laten liggen. Geld dat je bijvoorbeeld nodig hebt om bij cliënten aan talentontwikkeling te doen, iets waar Humanitas Onder Dak volop mee bezig is. Ik heb overleg gehad met mijn contactpersoon bij Care Expert over het zelf bouwen van een dergelijk dashboard. De systemen Care2Declare en Myneva zijn al op elkaar aangesloten en via Power BI kunnen we nu al allerlei managementinformatie ontsluiten en visualiseren. Mijn contactpersoon bij Care Expert vertelde me dat die ontwikkeling zeker doorgaat. Dat is mooi, want bij zowel Care Expert als Myneva zit veel kennis over declareren en alles wat daarmee samenhangt.’

‘De systemen Care2Declare en Myneva zijn al op elkaar aangesloten en via Power BI kunnen we nu al allerlei managementinformatie ontsluiten en visualiseren.’