Uiteraard houden wij als Care Expert, specialist in zorgdeclaratie, de veranderingen in wet- en regelgeving nauwlettend in de gaten en informeren we onze klanten op tijd. Maar als u zelf verantwoordelijk bent voor het anticiperen op wijzigingen in wet- en regelgeving: hoe houdt u de vinger aan de pols en zorgt u dat u de juiste informatie uit uw organisatie haalt om geleverde zorg daadwerkelijk vergoed te krijgen? We geven een aantal tips.

1. Zorg dat u eenvoudig toegang heeft tot online informatie

Om als eerste geïnformeerd te worden over wetswijzigingen, kunt u zich abonneren op nieuwsbrieven of RSS-feeds van uw financiers en overheidsinstanties. Denk bijvoorbeeld aan: gemeenten, zorgkantoor, zorgverzekeraars, VECOZO, ZN, ZiNL, VNG of Actiz. Maar ook vakmedia zoals Skipr en Zorgvisie houden hun lezers proactief op de hoogte over de laatste wetswijzigingen en de ontwikkeling daarvan.

2. Onderhoud goed contact met uw financiers

Goed contact onderhouden met uw financiers is om twee redenen slim: ten eerste wordt u gelijk geïnformeerd als veranderingen op handen zijn. Ten tweede weet u direct wie u moet hebben als u vragen heeft, bijvoorbeeld als zorgdeclaraties volgens de nieuwe regels niet zijn goedgekeurd.

Met goed contact bedoelen we overigens direct contact met de verantwoordelijke contactpersoon binnen de organisatie. Zo bent u top of mind als wijzigingen uw zorgorganisatie raken. U weet dan ook hoe u de informatie krijgt die u nodig heeft om uw financiën op orde te houden.

3. Neem plaats in een vakgroep

Overheidsinstanties en financiers, waar de wijzigingen vandaan komen, doen graag zaken met vakgroepen en belangenverenigingen. Zo kunnen ze zorgorganisaties namelijk efficiënt laten meedenken. Dat betekent dus ook dat als veranderingen op stapel staan, leden van die vakgroep of belangenvereniging direct op de hoogte zijn of zelfs voor publicatie invloed kunnen uitoefenen. Wij blijven bijvoorbeeld betrokken door ons actief lidmaatschap van OIZ, de belangenvereniging voor softwareleveranciers in de zorg.  

4. Neem uw zorgprofessional mee in de veranderingen

Als wetswijzigingen verlangen dat u meer of andere data aanlevert om zorg vergoed te krijgen, dan komt die informatie vaak uit de zorgorganisatie. Uw zorgprofessionals zitten daar misschien niet op te wachten, want de administratiedruk is al vrij hevig. Neem ze daarom mee in het proces door de wijzigingen lang van tevoren te communiceren en aan te geven waarom het aanleveren van de nieuwe informatie belangrijk is.

5. Zorg voor goede zorgdeclaratiesoftware

Goede zorgdeclaratiesoftware neemt wijzigingen mee in de releasekalender. Dat betekent bijvoorbeeld dat nieuw benodigde informatie ook daadwerkelijk geregistreerd kan worden. Zoals dat het geval is in onze zorgdeclaratieoplossing Care2Declare. Daarnaast sturen we al onze gebruikers updates toe via e-mail, zodat ze op tijd op de hoogte zijn van de veranderingen. Uiteraard weten klanten ons ook te vinden als ze nog vragen hebben.

6. Maak veranderingen inzichtelijk

Het voordeel van goede software is, naast het direct kunnen doorvoeren van wijzigingen, het inzichtelijk maken van de geleverde en gedeclareerde zorg. Dat is interessant, bijvoorbeeld in het geval van COVID-19, waarbij vergoedingen aan andere eisen moeten voldoen dan voorheen. Als u inzichtelijk heeft hoe zorg veranderde, welke zorg al gedeclareerd is en welke niet, en welke informatie u daarvoor nog nodig heeft, dan weet u ook welke acties u nog moet ondernemen.

7. Laat u adviseren, of: besteed het uit

U wilt zich als zorgorganisatie richten op uw kerntaak, namelijk het leveren van zorg. We snappen het daarom heel goed als u niet alle finesses van het zorgdeclaratieproces in de vingers heeft en daarom niet goed weet welke impact wijzigingen op uw organisatie hebben. Laat u in dat geval adviseren over zorgdeclaratie en aankomende wijzigingen, zodat u de administratiedruk in uw organisatie minimaliseert.

Uiteraard kunt u uw zorgdeclaratie altijd uitbesteden, zodat u zich alleen nog maar bezig hoeft te houden met verantwoording en het verzamelen van de juiste informatie om uw geleverde zorg te declareren. Ondanks dat we alle zorgdeclaratiewerkzaamheden uit handen nemen van de klant, hebben we regelmatig contact om bijvoorbeeld meer inzicht te geven in ontwikkelingen of simpelweg te laten weten dat we alles onder controle hebben.

Meld u aan voor het webinar!

Wilt u uw zorgdeclaratie ook onder controle krijgen en zich kunnen voorbereiden op veranderingen in wet- en regelgeving? Meld u dan nu aan voor het webinar.

In het webinar bespreken we waar u de beste informatie kunt vinden, hoe u goed contact onderhoudt met uw financiers én hoe u data kunt inzetten om voor, tijdens en na de wijzigingen de vinger aan de pols te houden.

‍