Inzicht
Data uit de processen van uw zorgorganisatie: wordt u er al wijs uit?
De druk om te registreren is hoog in de zorg. Niet alleen om de voortgang van cliënt te kunnen bijhouden, maar ook voor uw zorgdeclaratie en verantwoording. Ondanks dat de druk hoog is en zorgverleners meer registreren dan ooit, ontbreekt regelmatig vitale informatie om zorg vergoed te krijgen. Registreren alleen is dus niet genoeg. Neem daarom de anamnese af van uw data, maak de diagnose en start de behandeling!

Data is voor een zorgorganisatie hetzelfde als zuurstof is voor een mens: zonder kunt u niet bestaan. Dat wist u natuurlijk al, want om voortgang van uw cliënten te kunnen constateren, moet u registreren hoe het eerder ging en hoe het nu gaat. Maar met data alleen bent u er nog niet: u moet die ook interpreteren om de juiste zorg te kunnen leveren en voortgang te realiseren. Maar gebruikt u ook data om te kunnen sturen op het administratieve proces?

Sturen op data in het administratieve proces

Waarom, vraagt u zich misschien af, zou ik sturen op data in mijn administratieve proces? U registreert al genoeg, niet alleen om voortgang vast te leggen, maar ook om te declareren en verantwoorden. Alleen komt het regelmatig voor dat zorgorganisaties miljoenen mislopen omdat het proces niet optimaal verloopt, waardoor gegevens missen en declaraties worden afgekeurd. Met nadelige gevolgen voor uw liquiditeit en administratiedruk.

Een deel van het probleem zit in het applicatielandschap, zoals ik beschreef in mijn vorige blog. Als systemen niet goed met elkaar communiceren, kunnen processen niet doorlopen. De oplossing is dan natuurlijk het naadloos integreren van applicaties binnen je IT-landschap. Een ander deel van de probleem zit dus ook in het proces zelf, in de stappen die zorgorganisaties moeten doorlopen om te kunnen declareren en verantwoorden.

Diagnose en behandeling op basis van data

De oplossing van het procesprobleem is data. Maar het gaat niet over data an sich, maar het kunnen diagnosticeren en handelen op basis van die diagnose. Vaak zijn zorgorganisaties alleen nog niet zo ver dat ze gegevens kunnen omzetten in actiegerichte inzichten. Wat ze wel hebben, is een datawarehouse. En als het even meezit, bevat deze data uit alle systemen, zoals ECD, zorgdeclaratieplatform en boekhoudsysteem.

De vraag is: wat kan die data u vertellen? Waarschijnlijk kunnen de gegevens alleen beschrijven wat er is gebeurd. Dat staat gelijk aan de anamnese van een cliënt: mevrouw is 83, ze komt de laatste tijd wat verward over en ze woont in Goederede. Dat zijn cruciale gegevens om vervolgens de diagnose te stellen en de behandeling te starten, maar aan een anamnese alleen heeft u vrij weinig.

Welke actie moet u hierna uitvoeren?

Vertaald naar uw administratieve proces: u heeft geregistreerd dat cliënt A in zorg is genomen, uw financier heeft de toewijzing goedgekeurd en u heeft 90 procent van de zorg geleverd die u aan die cliënt mag leveren volgens die toewijzing. Deze gegevens zijn cruciaal om te kunnen bepalen welke actie u hierna moet uitvoeren. Het probleem is alleen dat veel systemen alleen beschrijven; welke actie u moet ondernemen, dat moet u zelf uitvogelen.

Wilt u dus op tijd een toewijzing laten verlengen of uitbreiden? Dan moet u dus eerst naar het dossier om daar te zien of het nodig is. Als u als coördinerend behandelaar dan honderd cliënten voor uw rekening heeft, dan is dat zeker niet eenvoudig, zo niet onmogelijk. Dat wordt dus anders als u intelligentie toevoegt aan uw data, zodat u de diagnose kan stellen (de toewijzing is bijna vol) en kan behandelen (een verlenging aanvragen).

Data inzetten voor procesoptimalisatie

Data of juist het ontbreken daarvan kan overigens ook de basis vormen voor procesverbetering. Bijvoorbeeld: een cliënt wordt vaak in zorg genomen voordat alle informatie verzameld is. Op zo’n moment verloopt het proces sneller, maar uiteindelijk heeft u er alleen maar last van. Bijvoorbeeld als u een toewijzing wilt aanvragen of een declaratie wilt afhandelen. De diagnose is dan: data ontbreekt. De behandeling: vul de gegevens zo snel mogelijk aan.    

Het zou overigens helemaal mooi zijn het als u de diagnose kunt laten opvolgen door een workflow, zodat u precies weet wat u moet doen om de behandeling te laten slagen. Door het proces in te richten in een workflow en regels in te bouwen (als dit gebeurt, moeten we die route volgen), dan weet u niet alleen dát u iets moet doen, maar ook precies wat er moet gebeuren.

De vertaling naar technologie

Hoe voegt u intelligentie toe aan uw applicatielandschap als uw huidige systemen data alleen beschrijven, maar niet diagnosticeren en behandelen? U kunt bijvoorbeeld kiezen voor de controlemodule van Care2Declare. Deze module geeft u een signaal als informatie ontbreekt of onjuist is en stelt de actie voor die u moet ondernemen om het recht te trekken. Zo loopt u nooit meer achter de feiten aan en blijft uw liquiditeit op orde.

Wilt u weten hoe de module is opgebouwd of hoe we u kunnen ondersteunen in procesoptimalisatie? Neem contact op!

Meer weten?

Wilt u meer weten neem dan vrijblijvend contact met ons op!