Uw zorgverleners willen zich alleen richten op het leveren van zorg. Zorgadministratie wordt dan ook als verplichting ervaren. Het grootste probleem? Vaak moeten zorgverleners zelf onbegrijpelijke en per gemeente verschillende productcodes en andere benodigde informatie voor de financier invullen. Informatie waarvan zorgverleners soms niet weten waarvoor het is, met bijkomstigheid dat die informatie soms verkeerd wordt ingevuld.

Al met al is de zorgadministratie dus geen favoriet onderwerp, maar wel noodzakelijk voor het indienen van de juiste zorgdeclaratie. Het hoeft alleen niet zo’n pijnlijk proces te zijn: zorgadministratie kan vooraf ingeregeld worden, waardoor zorgverleners alleen maar noodzakelijke en logische informatie aan de bron hoeven in te vullen. Denk bijvoorbeeld aan type zorg, voortgang en dossiervorming. Maar waar begint u?

Stap 1: maak een inventarisatie samen met uw zorgverleners

De eerste stap om uw administratie te verlichten is het inventariseren van de noodzakelijke informatie die u nodig heeft om enerzijds zorg te monitoren en anderzijds de geleverde zorg te declareren. Daarom is het bij de inventarisatiestap belangrijk dat u uw zorgverleners betrekt. Leg daarbij uit waarom de inventarisatie nodig is en dat ze uiteindelijk zelf het meeste baat hebben bij het vooraf inregelen van zorgadministratie.

Het basisprincipe is: we registreren niet om te registreren. Registratie is geen doel op zich. Vraag uzelf daarom continu af: is deze informatie noodzakelijk om zorg te leveren of te declareren? Aanvullende vragen zijn: wat levert informatie me op? Wat zijn de gevolgen als ik deze informatie niet registreer? Soms vragen ECD’s standaard meer informatie uit dan strikt noodzakelijk, dus wees daar kritisch op.

Stap 2: richt uw ECD en zorgdeclaratieoplossing in

Vervolgens bepaalt u zelf: welke informatie kan ik alvast inregelen in mijn ECD en zorgdeclaratieoplossing? Denk bijvoorbeeld aan productcodes: die verschillen per gemeente, maar daar hoeft u uw zorgverleners niet mee te vermoeien. Koppel daarom een handeling in uw ECD aan een productcode in uw declaratieoplossing, zodat geleverde zorg makkelijk geregistreerd kan worden, én automatisch en correct gedeclareerd kan worden.

Stap 3: laat derden meekijken

Het lijkt misschien een overbodige luxe: een externe mee laten kijken in uw processen. Maar het komt regelmatig voor dat u een blinde vlek heeft voor wat beter kan. In veel organisaties lopen processen op een bepaalde manier omdat ze altijd zo zijn gelopen, maar is dat ook voor het beste? U kunt overigens de kritische blik van buiten ook onderdeel laten zijn van een interne controle, bijvoorbeeld voor de AO/IC.

Wilt u meer lezen over de AO/IC, lees de blog!

De conclusie is dat zorgadministratie, zeker voor uw zorgdeclaratie, niet het allerleukste onderwerp is. Maar u kunt het wel makkelijker maken door interne producten die u zelf definieert te koppelen aan externe producten zoals uw financiers die definiëren. Ook kunt u door kritisch te zijn op wat u überhaupt vastlegt, de administratiedruk verminderen. Zo laat u uw zorgverleners weer doen waar ze goed in zijn: het verlenen van zorg.

Wilt u hulp bij het verminderen van uw administratiedruk? Neem contact op!