Neos, oftewel de Nieuwe Eindhovense Opvang Stichting, is in 2000 ontstaan uit verschillende opvangcentra in Eindhoven. In die opvangcentra worden dak- en thuislozen opgevangen, maar onderdeel van Neos zijn ook crisiscentra waar mannen of vrouwen die niet meer thuis kunnen wonen, worden opgevangen. Het doel is daarbij om deelnemers zo snel mogelijk zelfstandig te maken en weer laten participeren in de maatschappij.

We geloven in ieders capaciteit

“We zijn in de maatschappij naar een normaal gegaan waarbij cliënten als het even kan worden geambulantiseerd en niet geïnstitutionaliseerd. Dat is ook onze filosofie. Wij geloven in ieders capaciteit en werken met de methodiek krachtwerk. We kijken altijd wat een deelnemer nodig heeft en leveren maatwerk. Dit kan tijdelijk intern zijn, of als dat beter past bij de problematiek van de deelnemer ambulante begeleiding.

Aan het woord is Bart Vincken, Concern Controller bij Neos. Hij is MT-lid en verantwoordelijk voor financieel beleid bij de stichting. Hij houdt zich onder andere bezig met het strategische meerjaren financieel beleid en onderhoudt contacten met de contractmanagers van de diverse financieringsstromen. Toen hij zeventien jaar geleden begon bij Neos, werd de stichting gefinancierd met subsidies. “Maar in die jaren is er veel veranderd.”

Verschillende financieringsstromen van Neos

Nu bestaat de financiering van Neos nog steeds deels uit subsidies, maar de rest is verdeeld onder de Wmo, Wlz en het Forensische zorgdomein. Ook is Neos in sommige gevallen onderaannemer. De zorgdeclaratie voor de diverse stromingen is daarbij continu aan verandering onderhevig.

Tot 2022 wist Neos de zorgdeclaratie via de verschillende stromingen allemaal in goede banen te leiden, vertelt Vincken. “Maar dat was tot op het moment dat een medewerker ziek uitviel en een andere medewerker een andere functie kreeg binnen de organisatie. Gelukkig kende ik Care Expert al omdat we al enkele jaren samenwerkten en we elk jaar ons contract evalueerden. Het was tijdens die gesprekken ook al eens ter sprake gekomen dat ze voor andere organisaties de zorgdeclaratie overnamen.”

Ze weten waar ze het over hebben

Op het moment dat de verantwoordelijke medewerker uitviel, wist Vincken al dat Care Expert de geschikte oplossing kon bieden. “Het is snel gegaan. We hadden lang kunnen zoeken naar andere oplossingen en kunnen puzzelen om alles gedeclareerd te krijgen. Maar Care Expert weet waar ze het over hebben. Ze zijn heel erg gespecialiseerd, zorgdeclaratie is hun core business. Dat was de snelste route.”

De overdracht naar Care Expert is gedaan door de medewerker die intern naar een andere functie verhuisde. Dat is volgens Vincken snel verlopen omdat de declaratiespecialist bij Care Expert alle kennis in huis heeft om direct te snappen hoe de financieringsstromen lopen. “Ook werd direct duidelijk welk stuk bij hen ligt en waar wij verantwoordelijk voor zijn. Wij leveren tijdig aan en Care Expert zorgt dat er tijdig wordt gedeclareerd. De samenwerking verloopt prima!”

Ze laat niet los

Het is een fijne samenwerking, aldus Vincken. “Mathilde, de specialist van Care Expert, jaagt ons op een positieve manier aan. Ze laat het niet los. Het kan natuurlijk gebeuren dat in de waan van de dag er dingen inschieten, maar dan vraagt ze het gerust nog een keer. Maar niet op een vervelende manier, maar duidelijk en aanjagend. Wij hebben hen nodig en zij ons om te diensten goed te kunnen verlenen.”

Neos is verantwoordelijk voor de registratie van de zorg die geleverd is en de controle van de zorgdeclaratie als die door Care Expert is opgesteld. Care Expert garandeert een honderd procent op tijd en correct ingediende declaraties. “Ik denk overigens niet dat we per saldo meer declareren, maar het gebeurt zeker sneller. We worden door Care Expert echt ontlast. Het is niet in geld uit te drukken, maar ze nemen een hele zorg weg”, vertelt Vincken.

Meedenken over andere processen

Volgens Vincken denkt Care Expert mee in het hele proces. “Tijdens het laatste overleg hadden we het niet alleen over de huidige processen, maar werd ook de vraag gesteld: waar loop je nog meer tegenaan? Momenteel hebben we geen zicht op de achterstanden bij beschikkende organisaties. Dankzij Care Expert zijn we nu in gesprek met onze gemeenteambtenaar om via een digitale oplossing inzicht te krijgen in de achterstanden.”

Vincken: “Er wordt echt met ons meegedacht en dat vind ik zo mooi aan de samenwerking. Het gaat verder dan de basisprocessen, maar ze willen echt helpen om onze processen en knelpunten te verbeteren.” Hoe de samenwerking verder nog kan ontwikkelen? “Ik wil me meer verdiepen in hun systeem, Care2Declare. Ik heb daar nu te weinig kennis en kunde om daar echt profijt van te hebben en te helpen om hun diensten te verbeteren.”

Bent u ook op zoek naar een zorgdeclaratiespecialist die u helpt om al uw geleverde zorg op tijd en correct te declareren? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.